Отмечалка CRM система для автоматизации спортивных, танцевальных и детских развивающих клубов
Начни работу сейчас
бесплатный доступ на 30 дней
Регистрация
Заказать презентацию
Бесплатный звонок через
По вопросам подключения
promo@otmechalka.com
+38 066 098 0205
Skype: otmechalka.promo
Поддержка клиентов
support@otmechalka.com
+38 099 568 0868
Skype: otmechalka
Стать партнером
Заказать звонок
Введите контакты для связи с Вами
Страна
Укажите страну
Телефон
Viber
Введите хотя бы один контакт для связи с Вами
Skype
Ваше Имя
Введите Ваше имя
Ваша заявка отправленна,
в ближайшее время наш менеджер
свяжется с Вами по указанным контактам.

Спасибо за обращение!

CRM – управление задачами, звонками, напоминаниями

Модуль CRM предназначен для учета звонков клиентам и от клиентов, создания и распределения задач на сотрудников, планирования задач на себя и создания напоминаний.

 

Регистрация звонков

С помощью функции регистрации звонков в системе Вы можете фиксировать все входящие и исходящие звонки, записывать результат разговора, создавать напоминание по перезвону в нужный день и в нужное время. Регистрация звонков в Системе на текущий момент производится вручную, т.е. без подключения IP-телефонии.

Для регистрации звонка, кликните по иконке "Создать звонок", расположенной в правом верхнем углу страницы.

В появившемся окне, на закладке "Создать звонок" заполните обязательные поля (поля, выделенные жирным шрифтом): Направление, Дата, Время, ФИО Посетителя, Результат. В случае, если для окончательного решения вопроса нужно перезвонить посетителю в определенное время, нажмите кнопку "Перезвонить" и установите нужную Дату, Время и Причину перезвона, в результате чего в Системе будет автоматически создана задача с темой "Перезвонить посетителю" и напоминанием, установленным на нужную дату и время.

Так же Вы можете регистрировать звонки по созданной руководителем задаче. Например, накануне начала сезона необходимо обзвонить клиентов и сообщить им о начале набора в группы. Для учета количества звонков клиентам по данному вопросу, необходимо создать задачу "Обзвон клиентов в начале учебного года" и все совершенные звонки по данному вопросу регистрировать, выбирая эту задачу в поле Задача.

После заполнения всех полей нажмите кнопку "Сохранить".

 

Просмотр, редактирование и удаление звонков

Для просмотра звонков, зарегистрированных за определенный период времени, кликните по иконке "Все звонки", расположенной в верхнем левом углу страницы или же перейдите на закладку "Все звонки" в окне создания звонка.

На этой закладке Вы можете увидеть все звонки, совершенные или принятые за выбранный период.

Так же на этой закладке доступны фильтры по Направлению звонка, Посетителю, Телефону, Задаче, возможность фильтровать звонки по Дате. С помощью данных фильтров можно легко и быстро увидеть историю звонков по нужному клиенту, звонки, выполненные по выбранной задаче и др.

Для просмотра подробной информации по звонку или редактирования звонка, кликните по иконке "Изменить" в колонке "Действия".

 

 

Для просмотра полного текста результата звонка, кликните по иконке, расположенной верхнем правом углу в ячейке с текстом результата, если иконки нет, значит, текст результата звонка полностью опубликован в таблице.

Полное редактирование звонка и удаление доступно только пользователям с ролью "Управляющий" и "Администратор организации".

Пользователи с ролями "Менеджер" и "Администратор" могут редактировать только поля Направление и Задача.

Для удаления звонка кликните по иконке "Удалить" в колонке "Действия", если иконка отсутствует, значит, у Вас нет прав на удаление звонков.

 

Создание задачи, назначение исполнителя

Для того чтобы создать задачу, кликните по иконке "Создать задачу", расположенной в верхнем правом углу. В появившемся окне, на закладке "Создать задачу", заполните все обязательные поля (выделенные жирным шрифтом): Название, Тип задачи, Исполнитель, Приоритет.


Если задача подразумевает звонки клиентам с целью донесения им информации и Вам важно фиксировать количество звонков, выполненных по этой задаче, выберите Тип задачи – Обзвон посетителей.

Если Вы создаете задачу для себя, т.е. Вы же являетесь её исполнителем, выберите в поле Исполнитель – Я, в этом случае поле ФИО Исполнителя заполнится автоматически.

Если задача подразумевает взаимодействие с посетителями или сотрудниками, Вы можете добавить нужных посетителей и сотрудников через поле Контакты, таким образом, в задаче будут зафиксированы нужные люди и их номера телефонов.

Для того, чтобы установить напоминание, выберите нужную дату и время в поле "Напоминание". Напоминание о задаче появится в установленное время в нижнем правом углу Вашей рабочей страницы (т.е. страницы, на которой Вы будете работать в тот момент).

После заполнения всех нужных полей, сохраните задачу, нажав кнопку "Сохранить".

После сохранения задача попадет в общий список задач.

При добавлении задачи её статус автоматически устанавливается в значение "Новая".

Если в качестве исполнителя Вы назначили себя, то задача при сохранении перейдет из статуса "Новая" в статус "Прочитанная". Если в качестве исполнителя Вы назначили другого сотрудника, то после сохранения задачи у этого сотрудника в правом верхнем углу страницы появится мигающая иконка "Изменения в задачах" оповещающая его о поступлении новой задачи.

 

Поступление новой задачи

Индикатором поступления новой задачи, а так же изменений статуса текущих задач, является появление иконки "Изменения в задачах" в правом верхнем углу страницы. Для просмотра подробной информации о новой задаче, либо изменений по текущим задачам, кликните по иконке "Изменения в задачах". В появившемся окне Вы можете установить новый статус задачи из предложенных в поле "Новый статус", а так же написать комментарий к новому статусу.

 

Изменение статуса задачи

Рассмотрим подробно возможные статусы задачи и возможные смены статусов. Существуют следующие статусы задач:

Статус "Новая" устанавливается по умолчанию при создании новой задачи. Если Исполнителем задачи является другой сотрудник, т.е. НЕ Автор задачи, то задача остается в статусе "Новая", до прочтения её Исполнителем. Если Исполнителем является Автор задачи, то при сохранении новая задача сразу переходит в статус "Прочитанная".

В статус "Прочитанная" задача переходит из статуса "Новая" при прочтении её исполнителем.

Статус "В работе" устанавливает Исполнитель задачи, когда начинает её выполнение.

Статус "На уточнении" устанавливает Исполнитель задачи в случае, если по задаче есть вопросы, задача с данным статусом отправляется Автору на уточнение и может полностью редактироваться Автором, либо быть закрыта без выполнения (статус "Закрытая"). После редактирования задачи, её статус снова устанавливается в состояние "Новая" и задача снова отправляется Исполнителю.

Статус "Выполненная" устанавливается Исполнителем после выполнения задачи. Задача со статусом "Выполненная" отправляется на проверку Автору. Из статуса "Выполненная", задача может быть либо закрыта, либо не принята Автором.

Статус "Закрытая" устанавливается Автором задачи после проверки выполнения задачи, если задача принята.

Статус "Не принятая" устанавливается Автором в случае, если выполнение задачи не принято. Задача со статусом "Не принятая" отправляется на повторное выполнение Исполнителю.

Если Исполнителем задачи является сам Автор, то из статуса "Прочитанная", он может сразу установить статус задачи "Закрытая" без проверки выполнения.

Любое изменение статуса, когда задача направляется от Автора к Исполнителю или наоборот, сигнализируется появлением иконки "Изменения в задачах", при клике по которой Вы можете просмотреть подробности по изменениям.

 

Просмотр, редактирование, удаление задач

Для просмотра списка своих текущих задач кликните по иконке "Мои задачи" расположенной правом верхнем углу страницы.

В появившемся окошке Вы увидите список всех задач, Исполнителем которых Вы являетесь. Для просмотра подробностей или изменения статуса задачи, кликните по области выбранной задачи.

Для просмотра списка всех задач кликните по кнопке "Все задачи", расположенной на панели "Мои задачи ToDo".

В появившемся окне Вы можете увидеть список задач. Права на просмотр списка задач определяются ролью сотрудника:

В верхней части окна со списком задач доступны фильтры по списку. По умолчанию, в списке задач отображаются все не закрытые задачи, срок выполнения которых не определен или попадает на ближайшие 7 дней, включая все просроченные.

С помощью фильтров Вы можете отбирать задачи по автору и исполнителю, сроку выполнения, статусу, приоритету, контакту. После установки фильтра, список задач автоматически перезагружается в соответствии с выбранным в фильтре значением.

Для просмотра только своих текущих задач (Исполнителем которых Вы назначены и которые ещё не выполнены), перейдите на закладку " Мои задачи ToDo" . На этой закладке Вы видите задачи, которые нужно выполнить. Задачи можно фильтровать по сроку выполнения на текущий день и на текущую неделю, задачи, в которых срок выполнения не установлен, так же попадают в список.

Редактирование и удаление задач, а так же изменение их статуса доступно с закладок "Все задачи" и "Мои задачи ToDo".

Для редактирования задачи или изменения статуса , кликните по иконке "Изменить" или по ссылке в поле Статус. В появившемся окне Вы сможете отредактировать задачу или изменить статус задачи, дописав свой комментарий.

Редактировать задачу полностью имеет право только Автор задачи в статусах "Новая" и "На уточнении", Исполнитель может изменить только статус задачи и дописать свой комментарий к изменению статуса.

Если Автор задачи является её же Исполнителем, то он может редактировать задачу в любой момент в любом статусе.

Удалять задачу может только Автор задачи и только со статусами "Новая", "На уточнении" и "Закрытая".

Если Автор задачи является её же Исполнителем, он может удалить задачу в любой момент с любым статусом.


Напоминания

При срабатывании напоминаний по задачам, согласно текущему времени, в правом нижнем углу появляется список задач, по которым были установлены напоминания.

Для того, чтобы отметить, что напоминание принято, нажмите кнопку "Ok" напротив соответствующего напоминания и оно исчезнет из списка.

Если Вы хотите перенести напоминание, кликните по кнопке "Перенести" и установите нужную дату и время в появившемся поле, после чего нажмите кнопку " Ok " в результате чего напоминание исчезнет из списка и появится вновь в назначенное время. Если Вы передумали переносить напоминание, нажмите на красный крестик возле поля для выбора даты и времени.

Если Вы хотите изменить статус или отредактировать задачу из панели напоминаний, кликните по названию задачи и в появившемся окне выполните соответствующие действия, после чего нажмите кнопку "Сохранить". Для того чтобы напоминание исчезло с панели напоминаний, кликните кнопку "Ok".

Если Вы не можете обработать напоминания сразу при их появлении, сверните панель с напоминаниями, кликнув по верхней части панели с количеством напоминаний или по зеленой стрелке, направленной вниз. Для того чтобы развернуть панель с напоминаниями, кликните по коричневой полоске с количеством напоминаний или зеленой стрелке, направленной вверх. Панель с напоминаниями разворачивается автоматически при переходе на другую страницу и при получении нового напоминания.