Инструкция по работе с модулем Расписание

Содержание

1. Настройка расписания в CRM системе Отмечалка


2. Создание расписания занятий


3. Удаление шаблонов расписания


4. Фактическое расписание (расписание на текущую неделю)


5. Фильтрация занятий в расписании


6. Добавление/редактирование/занятия


7. Отображение расписания


8. Интерактивное расписание на день (вертикально)


9. Интерактивное расписание на неделю


10. Интерактивное расписание на день (горизонтально)


11. Статическое расписание на неделю

Настройка расписания в CRM системе Отмечалка

Настройки расписания по умолчанию указываются в настройках организации, в разделе "Настройки расписания" (пункт меню Организация - Настройка расписания).

В "Настройках расписания" вы можете настроить вид расписания в системе, на сайте организации и в личном кабинете посетителя, а также настроить какую информацию необходимо отображать в расписании (брони, количество свободных мест и т.д.).

Следуйте плану для настройки расписания:

1. Перейдите в настройки организации (клик по пункту меню Организация) и нажмите кнопку "Изменить настройки".



2. В "Настройках организации" выберите вкладку "Настройки расписания".

Настроить вы сможете следующие пункты.

1. Вид расписания в системе, на сайте организации и в личном кабинете посетителя:

Статический вид на неделю (старое отображение расписания).

Интерактивный вид:

• на день (вертикально),
• на день (горизонтально),
• на неделю.
2. Возможность разрешить пользователям вашего сайта и личного кабинета просматривать расписание в различных видах (на день и на неделю). Либо установить один вид расписания по умолчанию без возможности смены вида расписания пользователями.
3. Установить время начала/окончания рабочего дня – временные рамки расписания, чтобы избежать множества пустых ячеек в расписании, когда нет занятий.
4. Настроить отображение ФИО преподавателя (для расписания в системе) – полная фамилия и инициалы или полное имя и первая буква фамилии.
5. Разрешить/запретить поиск занятия по преподавателю вашими посетителями в расписании на сайте организации и в личном кабинете.
6. Разрешить/запретить пользователю смотреть расписание за любую дату в будущем или в прошлом.

При запрете данной возможности пользователям вашего сайта отображается расписание только на текущую неделю. Запрет данной возможности актуален в случаях, если ваше расписание в системе актуально только для текущей недели.

Следующие опции относятся к отображению расписания на сайте организации и в личном кабинете посетителя:

7. Отображать/не отображать время начала занятия.
8. Отображать/не отображать время окончания занятия.
9. Отображать/не отображать количество броней /свободных мест на занятии.
10. Отображать/не отображать список посетителей, забронировавших место на занятии в расписании на сайте организации и в личном кабинете посетителя.

Внесенные изменения вступают в силу сразу после их сохранения.

Создание расписания занятий

Рассмотрим пошагово работу с модулем Расписание.

Для настройки расписания занятий необходимо выполнить следующие шаги:

1. Добавить в систему преподавателей, которые ведут занятия в группах.

При добавлении обязательно указать группы, в которых данный преподаватель ведет занятия.




2. Добавить залы, в которых проводятся занятия.

Если зал всего один, его тоже следует добавить в Систему.

Пункт меню: Расписание -> Залы -> Добавить зал.




3. Создаем недельный шаблон расписания.

Пункт меню: Расписание -> Шаблоны на неделю.

Нажимаем кнопку "Добавить шаблон" и заполняем поля.





Далее, нажимаем кнопку "Сохранить и перейти в конструктор" и добавляем занятия в шаблон с учетом дня недели и времени, кнопка "Добавить занятие".





Пункт меню "Занятия" в новом модуле Расписание отсутствует.

Занятия создаются и добавляются непосредственно в шаблон расписания на неделю.

Рассмотрим подробно все поля:

Филиал	По умолчанию указан тот филиал, который вы выбрали при создании шаблона на неделю. Филиал не меняется. Обязательное для заполнения поле.
Направление	Выберите направление занятия из списка направлений. Обязательное поле.
Группа	Выберите группу занятия. Обязательное поле.
Преподаватели	Отметьте галочкой преподавателя/преподавателей, которые ведут данное занятие. Обязательное поле.
День недели	Отметьте дни недели, когда данное занятие будет проходить. Обязательное поле.
Время начала	Передвигая ползунки, укажите время начала данного занятия. Обязательное поле.
Время окончания	Передвигая ползунки, укажите время окончания данного занятия. Обязательное поле.
Количество мест в группе	Максимальное количество мест на занятии, доступных для предварительной записи посетителей
Комментарий	Комментарий к занятию, отображаемый в расписании
Цвет текста	Цвет текста в блоке с занятием
Цвет фона	Цвет фона в блоке с занятием

Аналогичным образом добавляем все занятия в расписание на неделю.

Заполненный шаблон расписания на неделю будет иметь подобный вид:





После того, как все шаблоны созданы, переходим к созданию фактического расписания в привязке к конкретным неделям месяца в календаре.

4. Создание Расписания. Пункт меню Расписание -> Календарь.

Выбираем по порядку филиал, зал и шаблон расписания, и отмечаем в календаре недели, на которые хотим установить выбранный шаблон расписания, далее нажимаем кнопку "Сохранить расписание".

В календаре недели выделены разным цветом:

Серым – прошедшие недели,

Насыщенным зеленым – текущая неделя.

К выбранной неделе можно прикрепить более одного шаблона расписания.

В таком случае, занятия, которые дублируются в шаблонах (т.е. имеют одинаковые параметры), в фактическое расписание не будут добавлены.

Удаление шаблонов расписания

У вас есть возможность удалить все прикрепленные шаблоны или по отдельности с определенных недель.

Для того чтобы удалить сразу все шаблоны расписания, вам необходимо поставить галочку в колонке "Удалить" (галочки автоматически проставятся на все недели, где есть прикрепленные шаблоны расписания) и нажать "Удалить выбранное расписание".

Все прикрепленные шаблоны расписания будут удалены.

Если нужно удалить шаблоны расписания с отдельных недель, то отметьте галочками только необходимые недели и нажмите "Удалить расписание".

Обратите внимание, при удалении, удаляются все занятия, КРОМЕ тех, на которых были отмечены посещения и/или установлены брони. Такие занятия можно удалить вручную из фактического расписания после удаления посещений или броней.

Фактическое расписание (расписание на текущую неделю)

Чтобы перейти на страницу с расписанием на текущую неделю, кликните по пункту меню Расписание.

В текущем расписании можно:

• фильтровать занятия по филиалу/залу/направлению/группе/преподавателю,
• добавлять/редактировать/удалять занятия,
• менять вид расписания – на день(вертикально)/на день (горизонтально)/ на неделю (в случае использования интерактивной версии расписания).

Фильтрация занятий в расписании

Чтобы отфильтровать занятия, воспользуйтесь блоком фильтров над таблицей с расписанием.

Список занятий в расписании обновляется согласно выбранным фильтрам.

Например, отобразим занятия по йоге в Филиале №1 в зале №1.

Выбираем последовательно филиал, зал и направление.

Добавление/редактирование/занятия

! Обратите внимание, что все изменения, внесенные в фактическое расписание, актуальны только для той недели, которую Вы редактируете.

В текущем расписании занятия можно:

• добавлять,
• редактировать,
• удалять.

Редактирование и удаление прошлых и будущих занятий доступно только сотруднику с ролью Управляющий.

Администраторы и менеджеры филиалов могут редактировать и удалять будущее расписание (т.е. занятия, которые ещё не проведены) и прошедшие занятия в течение часа после окончания занятия, более давнюю историю занятий может редактировать только управляющий.

Добавление занятий

Чтобы добавить занятие, нажмите кнопку "Добавить занятие" и заполните все необходимые поля.

Занятия в текущее расписание добавляются по тому же принципу, что и в шаблон расписания на неделю.

Редактирование занятия

Для редактирования занятия нажмите кнопку с изображением синего карандаша и внесите все необходимые правки.

Обратите внимание, что все изменения, внесенные в фактическое расписание актуальны только для той недели, которую вы редактируете.

Если необходимо внести изменения, которые должны действовать на постоянной основе – отредактируйте занятия в шаблоне расписания на неделю.

При использовании интерактивного расписания, вы также имеете возможность менять время начала/окончания занятия, передвигая границы блока с занятием.

Достаточно потянуть мышкой за верхнюю границу и переместить ее выше, чтобы изменить время начала занятия.

Чтобы изменить время окончания занятия – потяните за нижнюю границу блока с занятием и сдвиньте ее вниз.

Если необходимо перенести занятие на другой день, ухватите его мышкой и перетяните в расписании на другой день.

Например, перенесем занятие по истории кинематографа с воскресенья 12:00-13:00 на субботу 10:00-11:00.

Удаление занятия

Чтобы удалить занятие, нажмите кнопку с изображением красного крестика в блоке с занятием.

Если на занятии были отмечены посещения или есть брони, то занятие не будет удалено.

Для того чтобы удалить такое занятие, удалите сначала посещения и брони, привязанные к нему.

При удалении занятия из фактического расписания, оно будет удалено только с той недели, которую Вы редактируете.

Отображение расписания

Расписание в системе, на сайте организации и в личном кабинете представлено в 4 видах:

• статическое ("старый" вид расписания),
• интерактивное:
  • на день (вертикально),
  • на неделю,
  • на день (горизонтально)

Если настройками расписания предусмотрена возможность переключаться между видами расписания, то пользователи системой Отмечалка, а также клиенты вашей организации смогут переключать виды расписания.

Подробнее о том, как настроить отображение расписания читайте в разделе "Как настроить расписание в CRM системе Отмечалка".

Интерактивное расписание на день (вертикально)

Кликните по вкладке "Day", чтобы отобразилось расписание на текущий день.

В таблице слева указана текущая дата. При необходимости просмотреть расписание на другой день, кликните по этой дате и выберите другую дату.

Интерактивное расписание на неделю

По умолчанию, расписание отображается для всех залов в одной таблице.

При необходимости просмотреть расписание на другую неделю, кликните по дате и выберите нужную неделю.

Интерактивное расписание на день (горизонтально)

По умолчанию, в расписании на день отображается расписание по всем залам одновременно.

Этот вид расписания удобен тем, что позволяет сравнивать расписания, выявляя "окна", куда можно добавить еще одно занятие.

При необходимости просмотреть расписание на другой день, кликните по этой дате и выберите нужную дату.

Статическое расписание на неделю

Под статическим расписанием на неделю подразумевается прежний вид расписания на неделю.

Обратите внимание, что и в статическом расписании указывается время начала и окончания занятия, изменить которое можно путем редактирования занятия и указания другого времени/дня.