Отмечалка CRM система для автоматизации спортивных, танцевальных и детских развивающих клубов
Начни работу сейчас
бесплатный доступ на 30 дней
Регистрация
Заказать презентацию
Бесплатный звонок через
По вопросам подключения
promo@otmechalka.com
+38 066 098 0205
Skype: otmechalka.promo
Поддержка клиентов
support@otmechalka.com
+38 099 568 0868
Skype: otmechalka
Стать партнером
Заказать звонок
Введите контакты для связи с Вами
Страна
Укажите страну
Телефон
Viber
Введите хотя бы один контакт для связи с Вами
Skype
Ваше Имя
Введите Ваше имя
Ваша заявка отправленна,
в ближайшее время наш менеджер
свяжется с Вами по указанным контактам.

Спасибо за обращение!

Инструкция по ведению Бухгалтерии в CRM системе учета Отмечалка

Виды счетов

В системе Отмечалка есть несколько видов счетов, каждый из которых предназначен для различных целей.
 

Счет организации в системе Отмечалка.

Это счет, с которого организация оплачивает доступ к системе, подключение платных модулей, а так же отправленные СМС при использовании модуля СМС-рассылок.
 

Счета филиалов и счета организации.

Они предназначены для ведения бухгалтерского учета в Системе.

Счета филиалов являются своего рода кассами филиалов, на которые зачисляются деньги при продаже услуг и товаров, а так же зачисляются/списываются средства при внесении приходов/расходов. Для каждого филиала, добавленного в систему, счет данного типа создается автоматически и не может быть удален или закреплен за другим филиалом.

Счета организации, не являющиеся счетами филиалов, предназначены для учета финансов всей организации, на счета данного типа перечисляются деньги при осуществлении инкассации. По ним тоже можно проводить операции приходов/расходов.

Пользователи с ролью Управляющий могут осуществлять операции переводов средств между любыми счетами.

В организации может быть сколько угодно счетов данного типа, но не меньше одного.

Как счета филиалов, так и счета организации могут быть закреплены за одним из сотрудников или не закреплены ни за кем. Закрепление счета за сотрудником - это своего рода назначение человека ответственным за деньги, которые находятся на счету.

Обратите внимание, что закрепление счета филиала или организации за сотрудником никак не влияет на личный счет сотрудника в системе. Это совершенно разные счета. Счета филиалов и организации являются счетами, на которых находятся физические деньги, а на личных счетах сотрудников находятся их заработанные деньги, которые они могут получить, но эти деньги выплачиваются со счетов филиалов.
 

Личные счета сотрудников.

Создаются автоматически для каждого сотрудника, добавленного в систему. На этих счетах ведется учет зарплат сотрудников.

Деньги могут быть зачислены на счет менеджеру (администратору по работе с клиентами) в автоматическом режиме в виде процента от продаж абонементов/товаров/услуг или в ручном режиме Управляющим.

Физически эти деньги находятся в кассе филиала, в котором работает менеджер, и могут быть получены сотрудником при выплате зарплаты. Подробное описание зачисления средств на счет сотрудника описан в Модуле зарплат.

Статьи приходов и расходов организации

В систему добавлена возможность добавлять статьи приходов и расходов организации.

Для добавления статей приходов перейдите в пункт меню Бухгалтерия -> Статьи приходов, и нажмите кнопку "Добавить".

Рис.1. Добавление статей приходов на странице пункта меню Бухгалтерия - статьи приходов.

Заполните поля: Название и в поле Счет выберите счет, на который будет зачисляться данный приход, после чего нажмите кнопку "Сохранить".

Рис.2. Список статей приходов организации.

Для редактирования статьи прихода кликните по ссылке на статье прихода и отредактируйте нужные поля.

Если Вы временно хотите не отображать данную статью в списке статей приходов, при редактировании снимите галочку "Включена".

Для удаления статьи прихода, кликните по рисунку с красным крестиком напротив статьи, которую хотите удалить.

Так же на странице со статьями приходов организации работает фильтр по счетам, с помощью которого Вы можете просмотреть статьи, принадлежащие выбранному счету.

Статьи расходов организации Вы можете добавить и отредактировать, перейдя в пункт меню Бухгалтерия -> Статьи расходов.

 

Рис.3. Статьи расходов организации.

Добавление, редактирование, удаление статей расходов производится аналогично статьям приходов.
 

Приходы/расходы/переводы организации

В систему Отмечалка добавлена возможность фиксировать приходы/расходы и переводы средств между счетами организации.

Для учета прихода или расхода организации в системе перейдите в пункт меню Бухгалтерия -> Приходы/Расходы/Переводы и нажмите кнопку "Добавить".

Рис.4. Добавление операции прихода на странице пункта меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/Переводы.

Выберите счет, на который нужно зарегистрировать операцию, тип операции (приход, расход (перевод будет рассмотрен отдельно ниже)), далее необходимо выбрать статью прихода, ввести сумму операции, примечание и нажать кнопку "Добавить".

Рис.5. Добавленный приход.

Список всех операций можно фильтровать по диапазону дат и счетам.

Для удаления операции кликните по иконке с красным крестиком напротив операции, которую хотите удалить.

Пользователь с ролью "Менеджер" может удалять операции только в течение 10-ти минут после их добавления, по истечению которых операция удаления становится ему недоступной, удалить данную операцию может только Управляющий.

Рассмотрим добавление операции "перевод".

При добавлении операции перевод в появившемся окне необходимо выбрать в поле "Счет", счет с которого совершаем перевод и в поле "Счет-получатель" - счет, на который переводим средства. Перевод осуществляется только между счетами организации или филиалов.

Рис.6. Добавление опреации "перевод" между счетами.

После заполнения полей, нажмите кнопку "Добавить".

Рис.7. Добавленный "перевод" между счетами организации и филиала.

В результате в систему добавляется две операции с типом Перевод, одна – снятие денег с выбранного счета, вторая – зачисление денег на счет-получатель.
 

Инкассация

В систему добавлена возможность регистрации операции Инкассации денег из кассы филиала.

Инкассацию может проводить только пользователь с ролью "Владелец организации".

Для совершения инкассации перейдите в меню Бухгалтерия -> Инкассация, выберите филиал, из которого собираетесь инкассировать деньги, укажите сумму денег в поле "Инкассировать" и выберите счет, на который нужно провести инкассацию (в примере для этого был создан специальный счет организации для инкассаций с названием "Основной счет").

Рис.8. Окно инкассации

Инкассацию может произвести только Управляющий, поэтому если в данный момент в систему вошел пользователь с другой ролью, то при нажатии на кнопку "Инкассировать" появятся дополнительные поля для ввода логина и пароля Управляющего и кнопка для подтверждения.

Рис.9. Инкассирование сотрудником с другой ролью. Запрос ввести логин и пароль Управляющего

После нажатия на кнопку "Инкассировать" выполняется операция перевода денег со счета филиала на указанный счет организации с типом операции "Инкассация".

Результаты инкассации можно увидеть в финансовом отчете организации, доступном в меню Отчеты -> Финансовый отчет.

Рис.10. Отображение операции инкассации в финансовом отчете

Внимание: невозможно инкассировать сумму бОльшую, чем сумма в кассе выбранного филиала.

Далее со счета организации Вы можете забрать инкассированные деньги через страницу управления Приходами/расходами/переводами организации (т.е. списать эти деньги со счета как расход, например, на зарплату управляющему).
 

Управление типами платежей: добавление, редактирование, удаление

Типы платежей предназначены для сохранения информации по средствам, поступившим от посетителей помимо покупки абонементов.

Например, сборы на костюмы для конкурса или на проведение утренника.

Далее в системе такой платеж будем называть разовым.

Помимо разовых платежей в системе учитываются платежи по абонементам (автоматически при продаже абонемента посетителю).

Для управления разовыми платежами перейдите на пункт меню «Бухгалтерия» - «Типы платежей» и нажмите кнопку «Добавить тип платежа».

И заполните поля на странице «Добавление/редактирование типа платежа организации».

Название поля Описание Филиал Счет будет прикреплен к выбранному филиалу Название Название типа платежа, например: «На учебники». Сумма Сумма денег данного платежа. Скрыть из списка платежей Данная опция выбирается, когда платеж уже не актуален для внесения по нему средств посетителей. При выборе данной опции, этот тип платежа скрывается из списка типов при внесении платежа посетителем.

Рис.11. Добавление/редактирование типа платежа

После заполнения всех полей, кликните по кнопке «Сохранить» для сохранения платежа и перехода на страницу со списком всех платежей организации.

При получении ошибки проверьте правильное заполнение полей.

Рис.12. Список типов платежей организации

Для редактирования платежа кликните по картинке с изображением карандаша в строке необходимого платежа, отредактируйте, после чего сохраните изменения.

Рис.13. Кнопка редактирования типа платежа.

Для удаления платежа, кликните по рисунку с изображением красного крестика в строке платежа на странице со списком всех типов платежей организации.

 

Рис.14. Кнопка удаления типа платежа

Скидки. Добавление и редактирование скидок.

В системе Отмечалка есть возможность добавлять и применять систему скидок.

Управление скидками проводится в меню Бухгалтерия – Скидки.

 

Рис.15. Добавление скидок в организацию на странице пункта меню бухгалтерия - Скидки.

Для добавления скидки необходимо нажать на кнопку «Добавить скидку» и заполнить поля «Название», «Размер» в процентах или денежной валюте, и как округлять (указывает, до какой точности округлять итоговую сумму, которую должен заплатить посетитель, когда к платежу применяется данная скидка).

Рис.16. Заполнение полей на странице добавления скидки.

Если размер скидки указать в денежных единицах, то скидка будет не меньше и не больше введенной суммы для всех платежей, к которым скидка будет применяться.

Если в процентах, то сумма скидки будет автоматически расчитываться, исходя из суммы платежа, к которому применяется скидка.

Например, на покупку абонемента «Универсальный», стоимостью 1500 грн, предоставляется скидка в 5%. Стоимость абонемента со скидкой составит 1425 грн. Или, если скидка будет 50 грн, то стоимость абонемента со скидкой будет 1450 грн.

Рис.17. Добавленная скидка.

Как и любую сущность в системе, скидку можно удалить. Для этого необходимо кликнуть по красному крестику в строке со скидкой, которую необходимо удалить.

Галочка, стоящая в колонке «Включена» означает, что скидка действующая и отображается в списке скидок при продаже абонементов.

Если убрать галочку со скидки, то она не будет отображаться при продаже. Это удобно, если скидка сезонная (например, действует только летом или на Новый год). Ее не придется удалять и снова создавать, когда время скидки (сезон/праздник/событие) прошло.

Ознакомьтесь с подробностями проведения онлайн презентации по системе Отмечалка