Отмечалка CRM система для автоматизации спортивных, танцевальных и детских развивающих клубов
Начни работу сейчас
бесплатный доступ на 30 дней
Регистрация
Заказать презентацию
Бесплатный звонок через
По вопросам подключения
promo@otmechalka.com
+38 066 098 0205
Skype: otmechalka.promo
Поддержка клиентов
support@otmechalka.com
+38 099 568 0868
Skype: otmechalka
Стать партнером
Заказать звонок
Введите контакты для связи с Вами
Страна
Укажите страну
Телефон
Viber
Введите хотя бы один контакт для связи с Вами
Skype
Ваше Имя
Введите Ваше имя
Ваша заявка отправленна,
в ближайшее время наш менеджер
свяжется с Вами по указанным контактам.

Спасибо за обращение!

Инструкция по внедрению модуля Склад

Уважаемые посетители!

Предлагаем вашему вниманию новую разработку, внедренную в систему автоматизации Отмечалка – модуль "Склад".

С помощью данного модуля вы можете контролировать закупку товаров, остатки товаров на складе, перемещение товаров между складами или филиалами, совершать продажу товара как вашим постоянным клиентам, так и гостям.

Рис.1. Модуль Склад.

Как начать работу со складом?

Для того, чтобы начать работу со складом, вам необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Добавить категории товаров.
  2. Добавить поставщиков товаров.
  3. Добавить единицы измерения (шт., л.и другие).
  4. Добавить товары.
  5. Добавить закупку товаров.
  6. Установить розничную цену для товаров на странице "Товары и цены" и разрешить продажу товаров.
  7. Оформить перемещение товаров между складами филиалов (если в этом есть необходимость).
  8. Посе проведенных настроек, вы можете начать продажу товаров посетителям и гостям.

Рассмотрим детально каждый пункт.

Добавление категорий товаров.

Рис.2. Создание категорий товаров.

Для того, чтобы добавить категории товаров, перейдите в пункт меню Склад – Категории товаров и нажмите кнопку "Добавить категорию".

Рис.3. Заполнение полей на странице добавления категории товаров.

Поля "Название" и "Короткое название" - обязательны для заполнения.

Таким способом вам необходимо добавить все категории товаров, продажей которых занимается ваша организация.

Для удобства классификации товара, вы можете использовать подкатегории. Каждая категория товара может иметь подкатегорию. Например, категория "Батончики" может иметь подкатегории "Марс", "Сникерс", "Баунти".

Подкатегория добавляется таким же образом как и основная (родительская) категория, но в поле "Родительская категория" выбирается категория, к которой будет принадлежать созданная подкатегория товара.

Рис.4. Создание подкатегории. Выбор родительской категории.

Категорию товаров невозможно удалить, если к ней есть привязанные товары.

Создавать, редактировать и удалять категории могут сотрудники с такими ролями:

Добавление поставщиков

Для того, чтобы добавить поставщиков, перейдите в меню Склад – Поставщики и нажмите кнопку "Добавить поставщика".

Рис.5. Добавление поставщиков товаров.

По клику на кнопку "Добавить поставщика" откроется страница, на которой обязательно нужно заполнить поля "Название" и "Короткое название". Остальные поля не обязательны для заполнения. К их заполнению можно вернуться позже.

Рис.6. Добавление поставщиков товаров. Заполнение полей.

Галочка в поле "Включен" означает, что данный поставщик виден в списке поставщиков при добавлении закупки товара.

По каждому поставщику есть возможность просмотреть детали, а также внести изменения в существующую информацию.

Для просмотра деталей кликните на кнопку с изображением листа.

Рис.7. Просмотр детальной информации по поставщикам.

Откроется окно, в котором будет отображена детальная информация по поставщику.

Рис.8. Окно с детальной информацией о поставщике.

Для редактирования внесенной информации по поставщику кликните на кнопку с изображением синего карандаша.

Рис.9. Кнопка редактирования информации о поставщике.

Нажмите кнопку "Сохранить" для сохранения введенной информации.

Создавать и редактировать поставщиков могут только сотрудники с ролями Управляющий" и "Администратор организации"

Просмотр подробностей по поставщикам доступно только сотрудникам с такими ролями:

Добавление единиц измерения

Каждый товар измеряется в определенных единицах. Поэтому на следующем шаге вам необходимо добавить единицы измерения товаров.

Для добавления единиц измерения товаров перейдите в пункт меню Склад – Единицы измерения и нажмите кнопку "Добавить единицу измерения".

Рис.10. Добавление единиц измерения товаров (например, штуки - шт.)

Поля "Название" и "Короткое название" обязательны для заполнения. Короткое название отображается на странице "Товары" в колонке "Остаток на складе".

Добавленные единицы измерения можно редактировать (название и короткое название), а также удалять. Редактирование доступно сотрудникам с ролями "Управляющий" и "Администратор организации".

Для того, чтобы отредактировать единицы измерения, на странице "Единицы измерения" нажмите на кнопку редактирования с изображением синего карандаша.

Для того, чтобы удалить единицу измерения нажмите на кнопку с изображением красного крестика.

Рис.11. Кнопки редактирования и удаления единиц измерения.

Без добавленных единиц измерения закупка товара невозможна.

Добавление товаров

Для добавления товаров перейдите на страницу пункта меню Склад – Товары и цены и нажмите кнопку "Добавить товар".

Рис.12. Добавление товара.

При добавлении товара необходимо заполнить все поля – "Название", "Короткое название", "Категория", а также "Единицы измерения". И нажать кнопку "Сохранить". Для возврата на страницу "Товары" нажмите кнопку "<<Назад".

Рис.13. Заполнение полей на странице добавления товара.

Таким образом вам необходимо добавить весь товар, который есть в ассортименте вашей организации.

Чтобы отредактировать товар нажмите кнопку с изображением синего карандаша.

Рис.14. Редактирование товара.

Просле нажатия на кнопку редактирования, откроется страница такого же вида как и при создании товара. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку "Сохранить".

Редактировать товары могут сотрудники с ролями "Управляющий" и "Администратор организации".

Для возврата на страницу "Товары" нажмите кнопку "<<Назад".

Для того, чтобы удалить товар, кликните по кнопке с изображением красного крестика.

Рис.15. Удаление товара.

Удаление не произойдет, если кнопка удаления неактивна (серая) – это означает, что по товару на складах есть остатки.

Удаление товаров доступно для сотрудников с ролями "Управляющий" и "Администратор организации".

Добавление закупки товара

Закупку товаров могут совершать сотрудники с ролями "Управляющий", "Администратор организации", "Главный бухгалтер", "Менеджер филиала", "Администратор филиала", "Бухгалтер филиала".

Для того, чтобы оформить закупку товара перейдите в пункт меню Склад – Закупки товаров и нажмите на кнопку "Добавить закупку".

Рис.16. Добавление закупки товара.

Если в указанный в фильтрах промежуток времени были совершены закупки, то они отобразятся на странице "Закупки товаров".

Для того, чтобы просмотреть список закупок товаров за период, необходимо указать дату в полях "Дату от" и "Дата до" в блоке фильтров и нажать на кнопку с изображением лупы.

Для очистки фильтров, нажмите кнопку с изображением метелки.

Чтобы добавить закупку товара, нажмите кнопку "Добавить закупку".

Страница добавления закупки товара визуально разделена на 3 блока:

Рассмотрим подробно каждый из блоков.

Блок "Категории товаров".

Для того, чтобы оформить закупку товара, Вам необходимо:

  1. Выбрать категорию товара, кликнув по названию категории. Раскроется список товаров выбранной категории
    Рис.17. Страница добавления закупки товара.
  2. Выбрать товар, кликнув по названию товара.
    Рис.18. Выбор категории товара для закупки.
  3. Указать количество каждого товара

    Для этого кликните по стрелке напротив каждого товара и введите значения в соотвтетствующие поля "Количество", "Цена закупки".

    Рис.19. Указание количества товара и закупочной цены.
  4. Сохранить информацию, нажав кнопку "Добавить".

Блок "Добавленные товары"

Добавленный в закупку товар отобразится в таблице блока "Добавленные товары". Пока закупка не сохранена, товар из таблицы доступен для удаления (кнопка с изображением красного крестика).

Рис.20. Блок со списком товаров для закупки.

Блок "Поставщик"

В этом блоке вам необходимо выбрать из выпадающего списка поставщика товара, филиал, в который производится закупка, а также счет, с которого производится оплата за закупленный товар.

Рис.21. Блок выбора поставщиков.

После того как вы выбрали категории товаров, указали их количество и цену, выбрали поставщиков, филиал и счет, нажмите кнопку "Сохранить закупку".

Закупка появится в списке закупок на странице "Закупки".

Рис.22. Готовая и оплаченная закупка.

По каждой закупке можно посмотреть детальную информацию (поставщик, филиал, с какого счета закупка оплачена, список заказанных товаров, их количество и стоимость), и закупку можно удалить.

Рис.23. Кнопки просмотра детальной информации о закупке и удаления закупки.

Просмотреть детали о закупке могут сотрудники с ролями "Управляющий", "Администратор организации", "Менеджер филиала", "Администратор филиала", "Бухгалтер филиала".

Операция закупки товаров отображается в финансовом отчете с указанием даты и времени закупки и суммой закупки, которая фиксируется в колонке "Расход".

Рис.24. Отображение закупки в финансовом отчете.

Установка цены продажи товара и разрешения на продажу

После того как товар был закуплен, он числится в списке товаров на странице "Товары и цены", но еще не доступен для продажи.

Чтобы сделать товар доступным для продажи, для него нужно установить цену на продажу.

Чтобы установить цену продажи товара перейдите на страницу пункта меню Склад – Товары и цены.

Рис.25. Установка цены продажи товара и разрешения на продажу.

На странице "Товары" отображается весь ассортимент товаров организации с указанием названия, категории, средней цены по филиалам, остатка на складах.

Чтобы настроить цену, нажмите кнопку с изображением доллара.

Рис.26. Кнопка для установки цены.

После клика по кнопке появляется окошко, в котором вам необходимо поставить галочку в колонке "Продажа разрешена" и в поле "Стоимость за 1 шт." ввести розничную стоимость товара.

Если товар продается в нескольких филиалах, то разрешить продажу товара и внести розничную цену необходимо для каждого филиала.

Рис.27. Указание цены на товар и установка галочки, разрешающих продажу.

У вас есть возможность одним кликом установить одну цену для товара во всех филиалах.

Для этого в поле "Стоимость за 1 шт. ввести всем" введите стоимость товара. Введенная вами стоимость автоматически перенесется в поля ниже.

Поставьте галочку в поле "Продажа разрешена", чтобы разрешить продажу товара во всех филиалах одним кликом.

Устанавливать розничную цену товаров могут только сотрудники с ролями "Управляющий" и "Администратор организации".

Перемещение товаров между складами филиалов

Данная возможность актуальна, если у вас есть несколько складов, между которыми возможно перемещение товара.

Например, закупка товара происходит на один склад. Каждый филиал имеет свой склад по-умолчанию.

Для того, чтобы товар попал и на другой склад, необходимо переместить часть товара из склада одного филиала, на склад другого филиала.

Чтобы это сделать, зайдите в пункт меню Склад – Перемещение товаров и нажмите кнопку "Добавить перемещение".

Рис.28. Перемещение товаров между складами филиалов.

Если в указанный в фильтрах промежуток времени были совершены перемещения товаров, то они отобразяться списком на странице "Перемещения товаров".

Для того, чтобы просмотреть все перемещения товара, за определенный период времени, необходимо выбрать дату в полях "Дата от" и "Дата до" в блоке фильтров и нажмите на кнопку с изображением лупы.

Для очистки фильтров, нажмите кнопку с изображением метелки.

Оформлять перемещения товаров могут сотрудники с ролями "Управляющий" и "Администратор организации".

Оформление перемещения товара

Чтобы добавить перемещение товаров, нажмите кнопку "Добавить перемещение".

Откроется окно следующего вида:

Рис.29. оформление перемещения товара.

В поле "Филиал-отправитель" вам необходимо выбрать филиал, с которого будут перемещены товары.

В поле "Филиал-получатель" - выбрать тот филиал, куда товары поступят.

И нажать кнопку "Далее". Для возврата на страницу "Перемещение товаров" нажмите кнопку "<<Назад".

После того как вы нажмете кнопку "Далее" отобразиться список категорий товаров. Вам необходимо кликнуть по названию категории перемещаемого товара, в открывшемся окошке кликнуть по стрелке, ввести количество перемещаемого товара и нажать на кнопку "Добавить".

Рис.30. Указание деталей перемещаемых товаров.

По-умолчанию, товар на другой филиал перемещается с самой ранней партии.

Например, есть 2 партии товаров. Первая (самая ранняя партия) состоит из 10 сникерсов, другая из 15 сникерсов. Если необходимо переместить 20 сникерсов, то из самой ранней партии возьмутся все 10 сникерсов, остальные возьмутся из следующей партии.

Товар можно перемещать целыми партиями.

Для того, чтобы переместить всю партию товара на другой склад, в окошке "Добавить в перемещение" нажмите на кнопку с изображением листика, расположенную рядом с полем ввода количества перемещаемого товара.

Рис.31. Кнопка выбора количества перемещаемого товара, если он из разных партий.

По нажатию на эту кнопку откроется окно со списком всех партий товаров с указанием даты создания партии, количеством товара из партии на складе и закупочной цены.

Рис.33. Список партий товаров.

В поле "Количество шт." введите количество товара, который необходимо переместить с филиала на филиал, и нажмите кнопку "Ок".

После подтверждения перемещения открывается страница "Перемещения товаров" со списком перемещений. В списке указана информация о дате и времени перемещения, сотруднике, который провел перемещение товаров, а также путь перемещения (с какого филиала в какой).

По перемещению есть возможность посмотреть детальную информацию (какой товар перемещается и в каком количестве), а также удалить перемещение.

Рис.34. Просмотр подробностей о перемещаемых товаров и кнопка удаления.

Продажа товара посетителя и гостям

Продажу товаров могут совершать сотрудники с ролями "Управляющий", "Администратор организации", "Менеджер филиала" и "Администратор филиала".

После того как Вы выполнили все пункты, товар можно продавать посетителям вашей организации и гостям.

Для быстрой продажи товара воспользуйтесь кнопкой, расположенной в шапке сайта (над меню) "Продать товар".

Рис.35. Кнопка продажи товара.

По клику на эту кнопку открывается окно с возможностью выбора товара, указания количества продаваемой продукции и выбора посетителя, которому товар продается.

Рис.36. Выбор товара из категории.

Для оформления заказа, вам необходимо в появившемся окне кликнуть по категории и по появившемуся блоку товара. Затем ввести количество продаваемого товара и нажать Enter или кнопку "В корзину".

Рис.37. Указание количества продаваемого товара.

После того как вы кликните по кнопке "В корзину", необходимо подтвердить продажу товара, нажав кнопку "Продать" и выбрав посетителя, которому совершается продажа (поставить маркер в поле "Посетитель" и ввести его фамилию).

Если продажа совершается гостю, то необходимо поставить галочку в поле "Гость".

Нажмите кнопку "Продать".

Рис.38. Выбор посетителя, который покупает товар.

После продажи товара появляется сообщение об успешной продаже товара с указанием наименования товара, количества и на какую сумму продано.

Рис.39.

Продажа товара также отображается в финансовом отчете с указанием ФИО посетителя, которому продали, даты и времени продажи, а также с указанием суммы, на которую продали.

Рис.40. Сообщение об успешной продаже товара.

Запуск "Склада" в Отмечалке, если у вас уже есть товары.

Чтобы ввести имеющийся в вашей организации товар в систему автоматизации Отмечалка, необходимо выполнить Шаги 1-4, описанные выше.

Шаг 1. Добавить категории товаров.

Шаг 2. Добавить поставщиков товаров.

Шаг 3. Добавить единицы измерения (шт., л.и другие).

Шаг 4. Добавить товары.

После этого совершить закупку товара. В поле "Количество" необходимо ввести то количество товара, которое имеется у вас в организации на остатке (с такой же ценой, по которой вы его закупали).

Затем необходимо установить розничную цену продажи для товаров.

После проделанных действий, ваш Склад запущен – можно продавать товары посетителям и гостям.

 

Для контроля списка закупок и продаж, используйте Отчет по товарам.

 

Отчет находится в пункте меню Отчеты – Отчет по товарам и доступен сотруднику с ролью «Управляющий».

Рис.41. Отображение продажи товара в финансовом отчете.

Данный отчет показывает список закупок и продаж товаров с указанием следующей информации:


Рис.42. Нахождение Отчета по товарам.

По каждой из операции доступен просмотр детальной информации, кликнув по кнопке с вопросительным знаком.

Детальная информация о закупке товара включает в себя название и количество заказанного товара, закупочная стоимость и общая стоимость.

Рис.43. Информация, отображаемая в отчете по товарам.

Детальная информация о продаже товара включает в себя название проданного товара, количество, розничную стоимость и общую сумму, на которую совершена продажа.

Рис.44. Детальная информация по закупке товара.

В блоке фильтров отчета есть возможность указать временной промежуток, за который будет сформирована статистика – текущий день, текущий месяц, выбранный период.

Кроме того, в блоке фильтров у вас есть возможность указать:


Рис.45. Детальная информация о продаже товара.

Отчет доступен для печати и экспорта в таблицы Excel.

Ознакомьтесь с подробностями проведения онлайн презентации по системе Отмечалка