CRM система для автоматизации танцевальных студий, детских центров, языковых и музыкальных школ, фитнес клубов и йога студий

CRM система OTMECHALKA.COM

Авторизация

Введите субдомен (адрес вашей системы, например 'mycrm')
Введите логин
Введите пароль

Функциональность и возможности

 

CRM сервис Отмечалка разработан для учета:

  • посетителей и их посещений,
  • контроля платежей,
  • ведения бизнес статистики и аналитики.

Сервис Отмечалка может быть внедрен в следующих типах организаций:

  • фитнес клубы и спортивные центры,
  • тренажерные залы,
  • танцевальные школы и студии,
  • детские и развивающие центры,
  • музыкальные школы и студии,
  • школы и курсы иностранных языков,
  • йога студии.

Ниже для ознакомления представлен список возможностей CRM сервиса Отмечалка.

Гибкая настройка организации

Работа с одним или несколькими филиалами

Система автоматизации учета Отмечалка подходит как для небольших организаций, так и для многофилиальных фитнес клубов, школ танцев, центров раннего развития и других организаций.

Наши специалисты постарались сделать использование Отмечалки максимально удобным и эффективным для всех типов организаций, предоставляющих услуги по обучению, спорту и развитию.

Управление направлениями занятий организации

Возможность организовать структурированную иерархию направлений обучения, которыми занимается ваша организация, позволяет гибко формировать группы посетителей, создавать и настраивать абонементы, разрешающие посещать строго определенные занятия.

Например, если ваша организация - это фитнес-клуб, то направления могут иметь следующий вид:

  • Аквааэробика
  • Свободное плавание
  • Групповые занятия для детей

Или следующую структуру:

  • Фитнес
    • Тренажерный зал
    • Аэробика
    • Шейпинг
  • Танцы
    • Хип-хоп
    • Латина
    • Восточные

Формирование групп посетителей

CRM сервис Отмечалка для учета посетителей позволяет формировать группы посетителей по созданным направлениям.

При этом, в каждом филиале в рамках организации может быть свой уникальный набор направлений и групп.

Группы одного филиала не связаны с группами других филиалов.

Распределение ролей доступа к системе

Система для фитнес и спорт клубов Отмечалка позволяет вам создать неограниченное количество рабочих мест, задействованных в бизнес-процессах вашей организации.

С помощью гибкой системы распределения ролей между сотрудниками, вы можете ограничивать доступ к функциям системы, выдавая только те права, которые сотруднику необходимы для осуществления своих рабочих обязанностей.

Для каждого сотрудника вы можете создать персональные логин и пароль для входа в систему.

Выбранная роль ограничивает функционал, который доступен сотруднику.

Более детально про роли сотрудников вы можете узнать на этой странице.

Работа с посетителями

Управление посетителями, поиск по различным критериям

Сервис Отмечалка снабжен широким набором фильтров, которые позволят вам не только вести учет посетителей, но и контролировать своевременное поздравление с днем рождения, совершать поиск по различным критериям:

  • ФИО посетителя,
  • филиалы, которые он посещает,
  • направления, которыми занимается,
  • группы, в которых числится,
  • тип купленного абонемента,
  • статус посетителя и др.

Также в сервисе существует архив посетителей, куда вы можете отправлять неактивных посетителей, чтобы они не отображались в основном списке, но вся информация о них осталась в системе.

Восстановить посетителя из архива в активный список и продолжить с ним работу вы сможете в любой момент.

Медицинская справка посетителя

В анкете посетителя появилась возможность указать наличие справки, а также срок ее действия.

Данная опция будет актуальной для учреждений со строгим контролем наличия актуальной мед. справки у посетителей для посещения занятий.

Вы сможете фильтровать посетителей по наличию мед. справки, а также по сроку ее действия при смс рассылке,а также при поиске посетителей на странице Посетители.

Теги посетителей

Под тегами понимаются любые метки, которые можно присвоить посетителям для удобства дальнейшего поиска и фильтрации. Например, можно использовать теги "Дорого" при отказе от покупки абонемента.

При планировании акций и скидок вы сможете отобрать список посетителей с тегом "дорого" и сделать целенаправленную смс рассылку или обзвон.

Выдача посетителям абонементов, с ограничениями и без

В CRM сервисе Отмечалке вы можете создавать различные типы абонементов, готовые для дальнейшей продажи любому посетителю.

Типы абонементов могут быть ограничены по количеству посещений и/или по сроку действия, по направлениям и группам посещения, или вообще без ограничений на виды занятий, количество посещений и срок действия.

Также можно добавить ограничения по заморозке:

  • количество дней заморозки,
  • общее количество заморозок по абонементу,
  • разрешение или запрет заморозки.

За счет таких гибких настроек свойств абонементов, вы можете создавать любые абонементы, включая акционные и подарочные, абонементы выходного дня, утренние, дневные и тд.

Это позволяет удовлетворить потребности большинства организаций по автоматизации выдачи абонементов.

Учет долгов посетителей

Кроме учета продаж абонементов и долгов посетителей по ним, сервис Отмечалка позволяет фиксировать и контролировать сбор денег на другие цели - т.н. разовые платежи.

К примеру, сбор средств на проведение утренника, на поездку на соревнования, на участие в мастер-классе и т.п.

Модуль "Депозиты посетителей"

"Депозиты посетителей" – модуль, который позволит администраторам вашей организации создавать и обслуживать депозитные счета посетителей внутри организации.

Средствами с депозитного счета посетитель имеет возможность оплатить покупку абонемента полностью либо частично, а также рассчитаться за покупку каких-либо сопутствующих товаров.

Клубные карты посетителей

Учет посещаемости с помощью клубных карт

Закрепите за посетителями номера клубных карт и вам будет доступно "быстрое отмечание" - отмечание посещений при сканировании клубной карты.

Если посетитель забыл карточку, но помнит её номер, администратор может ввести код карты вручную и таким образом быстро отметить посещение.

Продажа товаров с использованием клубных карт

В системе есть возможность продажи товара с помощью сканера штрих-кодов. Закрепите за товаром номер штрих-кода, и Вы с легкостью сможете выполнить поиск товара и дальнейшую продажу.

Модуль "Личный кабинет посетителя"

Модуль "Личный кабинет посетителя" - это отдельно подключаемый модуль программы для автоматизации фитнес клубов, детских центров, танцевальных студий Отмечалка.

Пользуясь Личным кабинетом, ваши посетители смогут просмотреть следующую информацию:

  • свои активные и архивные абонементы, посещения по ним и количество оставшихся занятий,
  • список своих платежей за определенный период времени,
  • состояние своего депозитного счета, а также операции по нему,
  • посещения занятий за определенный период,
  • расписание занятий на текущую неделю,
  • свой профиль (ФИО, номер телефона и e-mail).
ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС

Учет посещаемости

Журнал посещений

CRM сервис Отмечалка даст вам возможность фиксировать все посещения и пропуски ваших клиентов. Кроме этого, по каждой отметке сохраняется детальная информация - кто из сотрудников отметил посещение и в котором часу.

Учет посещений с помощью электронного журнала – один из наиболее быстрых и простых способов отмечания посещений групповых занятий. Электронный журнал сделан по принципу привычного школьного журнала.

Ведомости и ведомости за день

Электронные ведомости – удобный инструмент для просмотра информации по посещаемости занятий за выбранный период.

"Ведомости" используются, если необходимо просмотреть подробную информацию о посещаемости групп за период, а "Ведомости за день" - если нужна информация о посещаемости групп за день.

Справочник отметок – возможность добавления пользовательских отметок о посещениях

Теперь Вы можете фиксировать пропуск занятия по болезни или уважительной причине без списывания занятия или же отмечать отработки пропущенных по абонементу занятий.

Так же у Вас есть возможность сортировать отметки по частоте их использования при отмечании. Порядок отображения отметок будет соблюдаться везде, где используется справочник отметок.

Отмечание посещений преподавателем

Сотрудник с ролью "Преподаватель" имеет возможность отмечать посещения в своей группе с помощью модуля Журнал.

Преподаватель, зайдя в систему под своим логином и паролем, сможет отмечать посещения на занятиях только в тех группах, которые он ведет. Обратите внимание, преподаватель сможет отмечать посещения за текущую, а также прошедшие даты.

Удобная работа с расписанием занятий

Несколько режимов отображения

Созданное расписание можно просматривать в режимах "На неделю", "На день (вертикально)" и "На день (горизонтально)"

Если настройками расписания предусмотрена возможность переключаться между видами расписания, то пользователи системой Отмечалка, а также клиенты вашей организации, смогут переключать виды расписания.

Интеграция актуального расписания на ваш сайт

В системе автоматизации учета Отмечалка у вас есть возможность создать расписание, которое можно интегрировать на сайт вашей организации. Внося изменения в расписание в Отмечалке – расписание на сайте автоматически меняется. Ваши посетители будут всегда в курсе последних изменений!

Преимущества модуля "Расписание":

  • доступ к расписанию занятий в любое время и из любого места,
  • сортировка занятий в расписании по филиалам/направлениям/группам, тренеру,
  • быстрое редактирование даты проведения, времени и длительности занятия, просто перетащив блок с занятием в нужное место в расписании,
  • возможность просмотреть расписание на недели/месяцы вперед,
  • настройка внешнего вида расписания, а также информации, отображаемой в нем – количество свободных мест на занятии, список записанных на занятие посетителей, ФИО преподавателя, длительность занятия,
  • использование разных цветов для занятий и мероприятий.

Модуль бронирования мест на занятиях

Предварительная запись на занятия

С помощью модуля бронирования занятий, у вас есть возможность записывать посетителей на групповые или индивидуальные занятия, установленные в расписании.

Также модуль Бронирование позволяет:

  • ограничить количество мест на занятии,
  • произвести запись посетителя на занятие, независимо от того есть ли у него абонемент,
  • формировать список дополнительно записанных на занятие посетителей,
  • автоматически записывать посетителя на занятие при продаже абонемента,
  • в автоматическом режиме переносить бронь посетителя при пропуске занятия,
  • просмотреть и распечатать список записанных на занятие посетителей.

Формирование списка дополнительных броней

Опция "Дополнительные брони" актуальна в случаях, когда список желающих посетить занятие больше установленного количества возможных мест на занятии.

В таком случае, если посетитель из основного списка броней отказывается посетить занятие, то у сотрудников есть возможность перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список.

Автоматическое бронирование мест на занятиях

При продажи абонемента с опцией "автоматическое бронирование" сервис позволяет бронировать места на занятиях по группе, в которую посетителю выдается абонемент.

Если посетитель не был отмечен на занятии, т.е. не посетил его, то система автоматически забронирует место посетителю на ближайшее занятие (по группе, в которую продан абонемент), таким образом, что снова все занятия по абонементу будут забронированы наперед.

Автоматическое перебронирование мест выполняется ночью по результатам пропущенных занятий за день, на которых были забронированы места.

Онлайн бронирование мест на занятиях

Модуль Онлайн бронирования – модуль, который позволит Вам обеспечить быструю онлайн запись посетителей на занятия.

Онлайн запись на занятия происходит посредством формы захвата, которую Вы сможете настроить под любую страницу Вашего сайта, на которой хотите ее разместить.

Благодаря форме онлайн записи Вы сможете не упустить тех клиентов, которым по каким-то причинам неудобно созваниваться с администраторами для записи на занятие.

Маркетинг и продажи

Смс рассылка

У вас есть возможность воспользоваться еще одним модулем системы для учета посетителей. Это модуль для организации СМС-рассылок. Вам не нужно долго вручную отбирать телефоны получателей, самостоятельно искать компанию-провайдера СМС-рассылок и волноваться о ее надежности. Отмечалка дает вам доступ к модулю, который встроен в систему, что позволяет в несколько кликов сформировать список необходимых получателей из числа ваших клиентов, воспользовавшись фильтрами по различным критериям.

Поздравьте посетителей с днем рождения, пригласите на праздник, объявите о проведении мастер-класса, сообщите об акции или изменении в расписании, напомните о долге - все это вы сможете сделать, просто отправив СМС.

Воспользуйтесь шаблонами сообщений, удобным инструментом для создания готовых для рассылки смс по разным поводам. К примеру, вы можете настроить шаблон сообщения, которое вы будете отправлять посетителю с напоминанием о размере его задолженности.

Интересующие направления

В CRM Отмечалка добавлена возможность фиксировать интересующие направления в анкете посетителя, а также делать поиск посетителей по интересующим направлениям.

Данная опция будет актуальна для случаев, когда перед открытием нового направления или группы вами собирается статистика по желающим посещать данное направление.

Создание и управление формой захвата контактов

Одной из целей формы захвата контактов (лид-формы), является сбор контактных данных посетителей сайта для дальнейшей коммуникации с ними.

Примером формы захвата контактов является форма, размещенная на сайте - "Заказать консультацию".

Форма захвата контактов интегрирована с CRM Отмечалка следующим образом:

  1. Вы можете настроить дизайн формы под Ваш сайт, прямо из системы Отмечалка, и разместить форму на сайте
  2. Все данные, пришедшие из лид-формы, размещенной на Вашем сайте, автоматически попадают в систему Отмечалка на закладку "Заявки".
  3. Пользователи, компетентные в обработке заявок, могут оперативно обработать заявку, связавшись с клиентом по предоставленным контактам.
  4. При обработке заявки менеджер должен идентифицировать клиента, если данный посетитель уже есть в базе или создать нового посетителя или лида на основе данных из лид-формы.
  5. Если не удается найти в базе клиента по полученным из формы данным, система предлагает автоматически создать нового лида или посетителя.
  6. После обработки заявки менеджер может вести историю коммуникаций с клиентом и цепочку следующих шагов, используя модуль CRM.
ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС

Бухгалтерия

Учет и управление абонементами

Сервис Отмечалка для учета посетителей поможет вам в автоматическом режиме контролировать все продаваемые посетителям абонементы, а также – продавать абонементы в долг полностью или частично, и контролировать погашение долгов.

В сервисе Отмечалка присутствует возможность добавления заморозки по абонементу на определенный срок - это позволяет переносить занятия по уважительными причинам по решению администрации.

При добавлении заморозки абонемента, если он ограничен по сроку действия, его срок действия (дата окончания) продлевается на период заморозки.

По истечению срока действия абонемента или оплаченных по абонементу посещений, абонемент не удаляется из системы, но становится архивным и скрывается из списка действующих абонементов посетителя.

Архив абонементов - это еще один удобный инструмент, хранящий историю всех посещений, благодаря которому вы всегда при необходимости сможете просмотреть, какие абонементы выдавались тому или иному посетителю, а также когда и какие он посещал занятия. А также вернуть абонемент из архива в состояние "активный", при необходимости.

Учет приходов, расходов и переводов организации

Система автоматизации учета Отмечалка имеет модуль Бухгалтерия, позволяющий совершать учет и контроль финансовых операций, движения денежных средств в вашей организации.

С помощью модуля вы сможете добавить уникальные для каждого из счетов статьи приходов и расходов.

Формирование и использование скидок

Создайте скидки в процентах и денежных единицах, и используйте их при продаже абонементов, товаров, а также при внесении разовых платежей.

"Отчет по скидкам" покажет вам покажет финансовые операции со скидками: продажи товаров, абонементов и внесенные разовые платежи. Это позволит определить количество денег, потраченных на скидки.

Совершение платежей на безналичный счет организации

Создание и привязка безналичного счета к филиалу/филиалам дает возможность организации контролировать финансовые средства, поступающие на безналичный счет.

На безналичный счет может проводиться оплата за абонемент или товар, внесение разовых платежей посетителей (например, на экскурсию или участие в мастер-классе), оплата задолженностей.

Модуль зарплат

Расчет и начисление зарплат сотрудникам

Модуль заработной платы предназначен для контроля рабочего времени сотрудника, а также расчета и начисления зарплаты.

С помощью модуля вы сможете настроить автоматический расчет и начисление заработной платы сотруднику, используя для этого подходящие схемы начисления предложенные в CRM Отмечалка - сумма за проведение занятия или % от стоимости абонемента, по которому посетитель посещает занятия и т.д.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени сотрудника ведется с целью:

  • корректного расчета зарплаты сотрудника (если зарплата сотрудника рассчитывается, исходя из количества отработанных часов/смен);
  • контроля времени прихода сотрудника на работу и ухода с работы.

Подробнее о Модуле зарплат.

Инструкция о том, как начать работу с Модулем зарплат.

Модуль CRM

CRM модуль позволит Вам контролировать общение с клиентами и структурировать информацию по звонкам и другим взаимодействиям с Вашими посетителями, в результате чего Вы сможете повысить удовлетворенность клиентов и существенно расширить базу активных посетителей Вашего фитнес клуба.

Основные возможности модуля CRM:

  • возможность настройки процессов взаимодействия с клиентами или внутри команды: задача –> результат –> следующий шаг(в зависимости от выбранного результата),
  • назначение задач и звонков по клиентам на одного или нескольких исполнителей,
  • контроль выполнения задач и результатов звонков,
  • гибкая настройка различных видов задач,
  • гибкая настройка видов результатов выполнения задач,
  • отображение полной информации по клиенту во время выполнения задачи,
  • возможность менять статусы задачи и отправлять задачи на проверку автору,
  • возможность устанавливать Приоритет и Срочность задачи,
  • функциональные закладки списков задач: все задачи, мои задачи ToDo, контроль поставленных задач, текущие задачи,
  • быстрый поиск задач по различным критериям,
  • быстрый доступ к списку задач по конкретному клиенту.

Данные возможности помогут Вам настроить любой процесс взаимодействия с клиентом и отследить к каким результатам приводят те или иные действия.

Подробнее о Модуле CRM.

Инструкция о том, как начать работу с Модулем CRM.

Отчеты и бизнес статистика

Формирование более 30-ти видов отчетов по работе организации

Программа учета посетителей Отмечалка позволяет управляющему следить за темпами развития и тенденциями внутри организации.

У вас есть возможность формировать множество отчетов по посетителям, посещениям, абонементам, платежам, долгам и прибылям за разные периоды времени, используя различные фильтры и в разных разрезах (например, по направлениям, группам, филиалам, типам абонементов и др.).

А если учесть, что у вас есть доступ к системе из любой точки планеты, где есть Интернет, то вы можете следить за вашим бизнесом вне офиса: находясь в командировке или отдыхая на вашем любимом курорте.

Телефония

IP-телефония от Phonet

Модуль "IP телефония от Phonet" – это модуль, который позволит Вам быстро совершать звонки, а также принимать звонки от Ваших клиентов прямо в интерфейсе CRM без отрыва от ведения основной деятельности в CRM Отмечалка.

Модуль обеспечивает следующие возможности:

  • Совершать звонки из CRM Отмечалка посетителям, лидам, представителям посетителей и сотрудникам.
  • Принимать звонки от всех клиентов с возможностью сохранения клиента как посетителя или как лида.
  • При входящем звонке видеть информацию по клиенту (посетитель/лид/представитель), если номер сохранен у Вас в базе:
    • номер телефона и ФИО клиента,
    • статус,
    • баланс на депозитном счету,
    • дата последнего посещения,
    • результаты последних 3х задач,
    • следующая запланированная задача,
    • действующие абонементы (название, количество посещений было/всего, срок действия).
  • При входящем звонке иметь возможность быстро перейти в профиль звонящего клиента.

Bluetooth телефония

Модуль "Мобильная Bluetooth-телефония от Otmechalka" дает возможность:

  • Совершать звонки на номер клиента/сотрудника с любой страницы CRM системы Отмечалка, где отображается номер телефона. При этом для звонка используется смартфон.
  • Отображения в браузере карточки с основной информацией по клиенту/представителю/лиду при входящем звонке. Карточка отображается на активной вкладке браузера.
  • Быстрого перехода в профиль посетителя/лида из карточки при входящем звонке.
  • Быстрого перехода на страницу создания нового клиента (посетителя или лида) из всплывающей карточки.

Автоматические действия

Автоматическая отправка сообщений при окончании абонемента

После полной настройки данная доработка позволит системе в фоновом режиме (без вашего вмешательства) проверять сроки действия абонементов посетителей и рассылать сообщения, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

Автоматическая смена статуса посетителя

Данное автоматическое действие поможет вам в фоновом режиме менять статусы посетителям в зависимости от наступления определенного события.

Например, вы можете настроить действие таким образом, что 1 раз в неделю система будет проверять список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса, то присваивать ему статус "Потенциальный".

Мобильное приложение под Android

С помощью этого приложения, установленного на ваш телефон с платформой Android, Вы сможете отмечать посещения ваших посетителей, используя только телефон.

Мобильное приложение использует камеру вашего телефона как сканер штрих-кодов при сканировании клубных карт ваших посетителей.

Подробнее о мобильном приложении под Android.

Инструкция о том, как скачать и установить приложение под Android.

Модуль “Склад” - учет и продажа товаров

Внедрение модуля “Склад” позволит вам совершать и контролировать закупку товаров, остатки товаров на складе, перемещения товаров между складом и филиалами, а также совершать продажу товаров, как посетителям вашей организации, так и гостям.

Подробнее о модуле Склад.

Инструкция о том, как начать работу с модулем Склад.

ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС