CRM система для автоматизации танцевальных студий, детских центров, языковых и музыкальных школ, фитнес клубов и йога студий

CRM система OTMECHALKA.COM

Авторизация

Введите субдомен (адрес вашей системы, например 'mycrm')
Введите логин
Введите пароль
Еще не зарегистрированы? Зарегистрироваться

Функциональность и возможности

 
  • Без ограничений
    • Без ограничений по количеству филиалов.
    • Без ограничений по количеству рабочих мест и пользователей.
  • Распределение ролей доступа
    • Возможность выдавать сотрудникам полный или ограниченный доступ к системе в зависимости от должности.
    • Возможность выдавать доступ преподавателям с возможностью отмечать посещения на своих занятиях.
  • Работа с клиентской базой
    • Гибкая настройка анкеты клиента (отображение только нужных данных).
    • Формирование списка должников в один клик.
    • Индивидуальные занятия с тренером.
    • Массовая продажа абонементов, товаров, другие массовые действия с клиентами.
    • Удобное и быстрое формирование групп.
    • Возможность указать наличие и срок действия медицинской справки.
    • Продажи сопутствующих товаров и услуг с применением скидок, в долг, а также со снятием/зачислением средств на депозитный счет клиента.
    • Печать договоров и квитанций с использованием собственных шаблонов (настраивается под организацию).
  • Личный кабинет посетителя
    • Адаптирован под мобильные устройства.
    • Просмотр полной информации по оплатам, посещениям, абонементам и т.д.
  • Клубные карты
    • Выдача клубных карт посетителям, подключение сканера штрих-кодов.
    • Просмотр полной информации по оплатам, посещениям, абонементам и т.д.
  • Возможности по Абонементам
    • Пробные абонементы.
    • Разовые абонементы.
    • Абонементы – клубные карты.
    • Абонементы, ограниченные по датам.
    • Абонементы, ограниченные по количеству занятий.
    • Абонементы, ограниченные по дням недели и времени посещений.
    • Абонементы, ограниченные по заморозкам (условия заморозок гибко настраиваются).
    • Функция возврата абонементов с автоматическим расчетом суммы к возврату.
    • Массовые продажи абонементов клиентам.
    • Автоматическая индикация архивных и заканчиващихся абонементов.
  • Расписание
    • Простая и быстрая настройка расписания на год вперед.
    • Размещение расписания на сайте и в личном кабинете клиента.
    • Разные виды представлений расписания.
    • Тонкая настройка расписания для работы в системе, для сайта и для личного кабинета клиента.
  • Учет посещаемости
    • Клубные карты.
    • Отмечание посетителей в один клик (интеллектуальная система выбора занятия).
    • Возможность преподавателям самостоятельно отмечать присутствующих на своих занятиях.
    • Мобильное приложение на базе Android для преподавателей с возможность отмечать посещения.
    • Удобный Журнал посещаемости для групповых занятиях.
    • Добавление своих отметок посещаемости и оценок (отработки, отсутствия по уважительной причине и без).
    • Автоматическое формирование ведомостей по группам.
    • Детальная отчетность по посещаемости и занятиям.
  • Бронирование
    • Онлайн бронирование мест на занятиях.
    • Автоматическое бронирование мест при продаже абонемента.
    • Функция автоматического перебронирования места на занятии при пропуске по брони.
    • Возможность добавлять дополнительные брони – формировать лист ожидания.
    • Вывод статистики посещаемости по броням в количественном и процентном соотношении.
  • Сопутствующие товары
    • Массовая и индивидуальная продажа товаров клиентам и гостям.
    • Возможность продажи товара по штрих-коду.
    • Закупки товаров согласно закупочным ценам от конкретных поставщиков.
    • Учет остатков товаров на складах.
    • Перемещения товаров между складами.
    • Автоматический расчет валовой прибыли по товарам.
    • Свободные списания товаров.
  • Бухгалтерия
    • Статьи приходов, расходов.
    • Возможность подключения Онлайн-касс для работы с Отмечалкой (для Российской федирации).
    • Инкассации.
    • Разовые платежи.
    • Применение скидок при продаже абонементов, товаров, разовых платежей.
    • Наличные, безналичные операции.
    • Депозиты посетителей.
  • Работа с Онлайн-кассами
    • Множество поддерживаемых типов онлайн-касс.
    • Простое подключение и настройка кассового оборудования к системе Отмечалка.
    • Возможность открытия и закрытия смены по подключенным онлайн-кассам.
    • Автоматическая печать чеков с отправкой отчетности в налоговую.
    • Возможность сформировать и отправить закрывающий X-отчет.
  • Зарплаты сотрудников
    • Более 20-ти способов расчета зарплат: ставка, сумма за проведенное занятие, процент от проданного абонемента и многие другие.
    • Автоматический расчет зарплат в зависимости от выбранного способа.
    • Учет выплат зарплат сотрудникам.
    • Учет выплат премий и штрафов, а также возможность ручного зачисления денег на счет сотрудника.
    • Отчет по счетам сотрудников, отображающий все зачисления и выплаты по каждому отдельному сотруднику.
  • Маркетинг
    • Возможность работать с потенциальными клиентами – лидами.
    • Запись лидов на занятия (бронирование мест).
    • SMS, Email и Telegram рассылки.
    • Автоматические рассылки сообщений клиентам .
    • Лид-форма на сайт, с возможностью настройки полей и дизайна под стиль вашего сайта (обратной связи).
    • IP и Bluetooth телефонии.
    • Возможность привязки тегов к клиентам и быстрого поиска по тегам.
  • Телефония
    • IP-телефония от Phonet.
    • Мобильная Bluetooth-телефония от Отмечалка.
  • Интеграция с amoCRM
    • Автоматический перенос клиентов из amoCRM прямо в Отмечалку по завершению сделки.
    • Автоматическая запись клиента в нужный филиал при переносе из amoCRM.
  • Модуль CRM
    • Задачи, звонки, напоминания.
    • Автоматическое создание задач по клиентам.
    • Возможность смены статусов клиентов по закрытию задачи.
    • Автоматический перевод клиентов по статусам.
    • Два вида Воронки продаж, с детализацией переходов по этапам.
    • Полная статистика по звонкам, задачам и результатам выполнения задач.
  • Отчетность и статистика - более 50-ти отчетов
    • Финансовые отчеты.
    • Отчеты по бронированию.
    • Отчеты по посетителям.
    • Маркетинговые отчеты.
    • Отчеты по контролю: удаленных записей и автоматически выполненных действий.
    • и др.

Гибкая настройка организации

Работа с одним или несколькими филиалами

Система автоматизации учета Отмечалка подходит как для небольших организаций, так и для многофилиальных фитнес клубов, школ танцев, центров раннего развития и других организаций.

Наши специалисты постарались сделать использование Отмечалки максимально удобным и эффективным для всех типов организаций, предоставляющих услуги по обучению, спорту и развитию.

Создание структуры направлений и групп организации

Формируйте полноценную иерархию направлений и групп. Каждая организация имеет спектр предоставляемых услуг, простыми словами - направлений деятельности. По каждому такому направлению, в свою очередь, формируются группы.
CRM Отмечалка позволяет Вам добавлять направления и сегментировать их по группам клиентов.

К примеру, если Ваша организация - фитнес-клуб, то структура может быть следующей:

  • Аквааэробика.
      Группы:
    • Индивидуальные занятия.
    • Аквааэробика утро.
    • Аквааэробика вечер.
  • Тренажерный зал.
      Группы:
    • Взрослые.
    • Подростки.
    • Индивидуальные занятия с тренером.
  • Стретчинг.
      Группы:
    • Утренняя группа ВТ, ЧТ.
    • Вечерняя группа ПН, СР.
    • Дневная группа ПТ-ВС.

CRM сервис Отмечалка позволяет создавать неограниченное количество направлений и групп. Более того, есть возможность реализовать двухуровневую иерархию направлений для крупных организаций.

При этом, в каждом филиале в рамках организации может быть свой уникальный набор направлений и групп.

Группы одного филиала не связаны с группами других филиалов.

Есть возможность в любой момент отобразить всех посетителей конкретной группы или целого направления.

Распределение ролей доступа к системе

Система для фитнес и спорт клубов Отмечалка позволяет Вам создать неограниченное количество рабочих мест, задействованных в бизнес-процессах вашей организации.

С помощью гибкой системы распределения ролей между сотрудниками, Вы можете ограничивать доступ к функциям системы, выдавая только те права, которые сотруднику необходимы для осуществления своих рабочих обязанностей.

Для каждого сотрудника вы можете создать персональные логин и пароль для входа в систему.

Выбранная роль ограничивает функционал, который доступен сотруднику.

Узнать какая информация доступна какой роли можно в таблице Роли и доступ к системе.

Работа с клиентской базой

Настройка анкеты добавления/редактирования клиента

Для максимизации удобства работы с постоянными и потенциальными клиентами, CRM Отмечалка предусматривает возможность настройки блоков и полей анкеты.

Вы имеете возможность настроить как анкету добавления нового клиента, так и анкету редактирования уже существующего.

Таким образом, скрывая или же, наоборот, отображая самые нужные Вам поля, Вы оптимизируете работу, как администратора, так и менеджера по работе с клиентами.

Широкие возможности фильтрации и поиска клиентов

Сервис Отмечалка снабжен широким набором фильтров, которые позволят вам не только вести учет посетителей, но и контролировать своевременное поздравление с днем рождения, совершать поиск по различным критериям:

  • ФИО и телефону клиента,
  • филиалам, направлениям и группам, которые он посещает,
  • по купленному абонементу и дате его окончания,
  • по дате последнего посещения,
  • по возрасту и дате рождения,
  • по статусу, тегу и интересующим направлениям клиентам,
  • наличие и срок действия мед.справки и др.

Комбинациями фильтров можно осуществлять сложный комплексный поиск клиентов всего в пару кликов. Также Вы имеете возможность формировать гибкие списки посетителей и совершать с клиентами списка различные массовые действия: продажи абонементов, записи/выписки из групп и т.д.

Более того, в сервисе существует архив посетителей, куда Вы можете отправлять неактивных посетителей, чтобы они не отображались в основном списке, но вся информация о них осталась в системе. Восстановить посетителя из архива в активный список и продолжить с ним работу Вы сможете в любой момент.

Медицинская справка посетителя

По каждому клиенту можно указать наличие справки, а также срок ее действия.

Данная опция будет актуальной для учреждений со строгим контролем наличия актуальной мед. справки у посетителей для посещения занятий.

Вы сможете фильтровать посетителей по наличию мед. справки, а также по сроку ее действия при смс рассылке, а также при поиске посетителей на странице Посетители.

Интересующие направления

В CRM Отмечалка добавлена возможность фиксировать интересующие направления в анкете посетителя, а также делать поиск посетителей по интересующим направлениям.

Данная опция будет актуальна для случаев, когда перед открытием нового направления или группы вами собирается статистика по желающим посещать данное направление.

Печати договоров с клиентами по Вашему шаблону

Используйте возможность работать с шаблонами документов: создайте и загрузите в систему шаблон договора по Вашему шаблону - это позволит Вам быстро сформировать и вывести на печать договор по клиенту.

Храните заключенные договора прямо в профилях клиентов - более нет нужны хранить все на компьютере с риском утраты информации.

Формирование и работа со списками посетителей

CRM Отмечалка, для удобства работы детских центров, фитнес клубов, музыкальных школ и прочих образовательных и спортивных организаций, позволяет гибко сегментировать всю клиентскую базу - сформировать списки посетителей.

С клиентами сформированных списков Вам доступны различные массовые действия, которые призваны упросить и ускорить рутинные процессы, касающиеся посетителей напрямую. В системе представлены следующие массовые действия:

  • массовая продажа/повтор абонемента,
  • массовая продажа сопутствующих товаров,
  • массовая SMS-рассылка,
  • массовые записи/выписки из групп,
  • массовая отправка/извлечение клиентов из архива,
  • массовые изменения статусов,
  • массовые удаления броней (записей) на занятия.

С помощью данных функций Вы можете решить вопрос с человеческим фактором. К примеру, при необходимости продажи абонементов целой группе посетителей нельзя будет ошибиться и продать кому-то не тот абонемент.

Более того, в случае невозможности совершения определенного действия с какими-либо посетителями списка - система предоставит Вам возможные причины и предложит выделить таких клиентов в отдельный список для дальнейших действий.

Личные кабинеты для клиентов

Модуль "Личный кабинет посетителя" - это отдельно подключаемый модуль программы для автоматизации фитнес клубов, детских центров, танцевальных студий Отмечалка.

Пользуясь Личным кабинетом, Ваши посетители смогут просмотреть следующую информацию:

  • свои активные и архивные абонементы, посещения по ним и количество оставшихся занятий,
  • все свои платежи за определенный период времени,
  • состояние своего депозитного счета, а также операции по нему,
  • посещения занятий за определенный период,
  • расписание занятий на текущую неделю (возможно настроить отображения занятий лишь по группам, которые посещает посетитель),
  • свой профиль (ФИО, номер телефона и e-mail).

Личные кабинеты позволят значительно уменьшить количество поступающих вопросов от клиентов, так как всю необходимую информацию они смогут получить самостоятельно, а к Вам станут обращаться уже по более насущным вопросам.

Продажа Ваших услуг - абонементов

Создание и настройка типов абонементов

В CRM сервисе Отмечалка Вы можете создавать различные типы абонементов, готовые для дальнейшей продажи любому посетителю.

Система позволяет создавать несколько типов абонементов: разовые, динамические, постоянные и безлимитные.

Типы абонементов могут быть ограничены по количеству посещений и/или по сроку действия, по группам посещения. Можно создавать абонементы и без ограничений на количество посещений и срок действия.

Помимо всего перечисленного, есть и множество других различных параметров настройки, к примеру, возможность добавить ограничения по заморозке:

  • максимально допустимое количество дней заморозки,
  • общее количество заморозок по абонементу,
  • разрешение или запрет заморозки.

Также стоит выделить и возможность указать ограничения по дням недели и времени: укажите в какие определенные дни недели и в какой промежуток времени клиенту будет дозволено посещать занятия с данным типом абонемента. Это ограничение позволит реализовать утренние или вечерние абонементы, абонементы выходного дня и т.д.

На ряду со всем перечисленным мы также не можем обойти стороной и возможность настройки сроков действия абонемента - будет ли срок отсчитываться с момента его продажи или же с первым посещением клиента.

За счет таких гибких настроек свойств абонементов, Вы можете создавать любые абонементы: включая акционные, подарочные, льготные и т.д.

Это позволяет удовлетворить потребности большинства организаций по автоматизации выдачи абонементов.

Продажа абонементов

Продажа абонемента клиенту, в рамках системы Отмечалка, является этапным процессом, в течении которого можно производить дополнительные действия, а именно:

  • указать в какую группу по какому филиалу можно будет ходить с абонементом,
  • забронировать все доступные занятия из расписания по абонементу,
  • указать даты начала и окончания абонемента,
  • изменить дату продажи абонемента,
  • указать внесенную сумма за абонемент (возможность продажи в долг или со сдачей),
  • установить скидку на покупку абонемента,

Совершать продажи абонементов можно как отдельным посетителям, так и сразу целым спискам клиентов. Более того, система располагает функцией повтора последнего абонемента, суть которой заключается в том, чтобы продать клиенту последний его купленный абонемент с сохранением всех параметров предыдущей продажи.

Продажа абонемента является отдельным видом финансовой операции и соответственно фиксируется в различных отчетах. Соответственно, Вы в любой момент имеете возможность получить информацию о прибыли от проданных абонементов, количестве отработанных денег и потенциальной прибыли.

Возвраты проданных абонементов

Совершайте возвраты проданных посетителям абонементов.

Возврат можно сделать с расчетом по занятиям, по дням и по сумме.

Система рассчитает необходимую сумму к возврату с учетом всех факторов: будь то абонемент продан в долг, оплачен с депозита, по безналичному счету с комиссией и т.д.

В случае, если Вы или Ваш сотрудник совершил некорректный возврат абонемента (вернул средства не с того счета или не за нужное к-во занятий), Вам дана возможность совершить отмену возврата.

Учет и управление абонементами

Сервис Отмечалка для учета посетителей поможет Вам в автоматическом режиме контролировать все продаваемые посетителям абонементы, а также – продавать абонементы в долг полностью или частично, и контролировать погашение долгов.

В сервисе Отмечалка присутствует возможность добавления заморозки по абонементу на определенный срок - это позволяет переносить занятия по уважительными причинам по решению администрации.

При добавлении заморозки абонемента, если он ограничен по сроку действия, его срок действия (дата окончания) продлевается на период заморозки.

По истечению срока действия абонемента или оплаченных по абонементу посещений, абонемент не удаляется из системы, но становится архивным и скрывается из списка действующих абонементов посетителя.

Архив абонементов - это еще один удобный инструмент, хранящий историю всех посещений, благодаря которому Вы всегда при необходимости сможете просмотреть, какие абонементы выдавались тому или иному посетителю, а также когда и какие он посещал занятия. А также вернуть абонемент из архива в состояние "активный", при необходимости.

Печать квитанции об оплате по Вашему шаблону

Распечатывайте квитанции про оплату прямо из системы строго по Вашим шаблонам.

Модуль шаблонов документов позволит Вам создать и загрузить в систему все Ваши шаблоны квитанций и тонко настроить работу с ними.

Для удобства работы с квитанциями присутствуют функции автоматической печати квитанции сразу после совершения продажи абонемента, погашения долга или внесения разового платежа.

Расписание занятий: настройка и работа

Несколько режимов отображения

Созданное расписание можно просматривать в режимах "На неделю", "На день (вертикально)" и "На день (горизонтально)"

Если настройками расписания предусмотрена возможность переключаться между видами расписания, то пользователи системы Отмечалка, а также клиенты вашей организации, смогут переключать виды расписания.

С помощью такого переключения Вы сможете также оценивать загруженность залов и кабинетов по времени.

Интеграция актуального расписания на ваш сайт

В системе автоматизации учета Отмечалка у вас есть возможность создать расписание, которое можно интегрировать на сайт Вашей организации. Внося изменения в расписание в Отмечалке, расписание на сайте автоматически меняется.

Расписание обновляется в реальном времени - вносите изменения внутри системы и Ваши посетители будут всегда в курсе последних изменений!

Преимущества "Расписание" от CRM Отмечалка:

  • доступ к расписанию занятий в любое время, с любого устройства и с любой страницы системы всего в один клик,
  • сортировка занятий в расписании по филиалам, направлениям, группам, преподавателям и дням недели,
  • быстрое редактирование даты проведения, времени и длительности занятия: возможность перетаскивать занятия на нужные даты и время мышкой,
  • настройка внешнего вида расписания, а также информации, отображаемой в нем – количество свободных мест на занятии, список записанных на занятие посетителей, ФИО преподавателя, длительность занятия т.д.,
  • использование разных цветов для занятий и мероприятий.
  • бронирование мест на занятиях прямо из расписания с возможностью просмотра забронировавших простым наведением на занятие,
  • возможность формирования расписания на длительные будущие периоды с последующим массовым редактированием занятий по нему.
ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС

Учет посещаемости

Журнал посещений

CRM сервис Отмечалка даст вам возможность фиксировать все посещения и пропуски Ваших клиентов. Кроме этого, по каждой отметке сохраняется детальная информация - кто из сотрудников отметил посещение и в котором часу.

Учет посещений с помощью электронного журнала – один из наиболее быстрых и простых способов отмечания посещений групповых занятий, так как сделан по принципу привычного школьного журнала.

Журнал сможет стать основной страницей для работы с посетителями, ибо он располагает широким и самым необходимым функционалом:

  • добавление, редактирование, удаление занятий расписания,
  • добавление новых посетителей в систему,
  • запись посетителей в нужные группы,
  • продажа абонементов,
  • учет долгов и депозитных средств посетителей,
  • отмечания посетителей на занятиях текущей или прошедшей датой.

Мы уверены в том, что журнал станет незаменимым помощником в Вашем рабочем процессе.

Ведомости и ведомости за день

Электронные ведомости – удобный инструмент для просмотра информации по посещаемости занятий за выбранный период.

"Ведомости" используются, если необходимо просмотреть подробную информацию о посещаемости групп за период, а "Ведомости за день" - если нужна информация о посещаемости групп за определенный день.

В ведомостях также есть возможность просмотра/добавления комментариев к отметкам о посещении. Отметки с комментариями выделяются жирным шрифтом, поэтому Вы сразу поймете, что к отметке было оставлено примечание и сможете его прочесть.

Создавайте свои собственные отметки о посещении

Вы можете фиксировать пропуск занятия по болезни или уважительной причине без списывания занятия или же отмечать отработки пропущенных по абонементу занятий.

Так же у Вас есть возможность сортировать отметки по частоте их использования при отмечании. Порядок отображения отметок будет соблюдаться везде, где используется справочник отметок.

Опционально настраивайте свойства своих отметок, присваивайте им цвета. Вам доступно неограниченное к-во отметок, поэтому Вы даже можете реализовать балльную или буквенную систему оценивания.

Отмечание посещений преподавателями

Сотрудник с ролью "Преподаватель" имеет возможность отмечать посещения в своей группе с помощью модуля Журнал.

Преподаватель, зайдя в систему под своим логином и паролем, сможет отмечать посещения на занятиях только в тех группах, которые он ведет. Обратите внимание, преподаватель сможет отмечать посещения за текущую, а также прошедшие даты.

Преподавателю также можно открывать доступ к желаемым отчетам, к примеру, Вы можете разрешить ему/ей просматривать отчеты по занятиям и по броням занятий.

Мобильное приложение на базе Android

С помощью этого приложения, установленного на ваш телефон с платформой Android, Вы сможете отмечать посещения ваших посетителей, используя только телефон.

Мобильное приложение использует камеру вашего телефона как сканер штрих-кодов при сканировании клубных карт ваших посетителей.

Подробнее о мобильном приложении под Android.

Инструкция о том, как скачать и установить приложение под Android.

Клубные карты посетителей

Учет посещаемости с помощью клубных карт

Возможность работы с клубными картами позволит значительно ускорить процесс отмечания посетителей, что, в свою очередь, упростит жизнь менеджеров и администраторов рецепции.

Если посетитель забыл карточку, но помнит её номер, администратор может ввести код карты вручную и таким образом быстро отметить посещение.

Системе совершенно не важно, какие карты или сканеры Вы используете - она воспринимает все разновидности и позволяет отметить посещение в одно сканирование штрих-кода.

Более того, используя мобильное приложение, Ваши тренеры/преподаватели имеют возможность отмечать по клубной карте с помощью камеры телефона, сканируя штрих-коды клубных карт посетителей.

Продажа товаров с использованием клубных карт

Помимо отмечания посещений по персональному штрих-коду клубной карты, можно также совершать продажу товара.

Просто укажите код товара в системе и продавайте его с помощью сканера или ввода номера вручную.

Бронирование мест на занятиях

Предварительная запись на занятия

С помощью бронирования занятий, у Вас есть возможность записывать постоянных и потенциальных клиентов на групповые или индивидуальные занятия, установленные в расписании.

Также модуль Бронирование позволяет:

  • ограничить количество мест на занятии,
  • произвести запись посетителя на занятие, независимо от того есть ли у него абонемент,
  • формировать список дополнительно записанных на занятие посетителей - лист ожидания,
  • автоматически записывать посетителя на занятие при продаже абонемента,
  • в автоматическом режиме переносить бронь посетителя при пропуске занятия,
  • просмотреть и распечатать список записанных на занятие посетителей.

Прямо из расписания Вы сможете просмотреть список всех забронированных посетителей на занятия - просто наведите курсор на подпись "список броней" по нужному занятию.

Формирование списка дополнительных броней - листа ожидания

Опция "Дополнительные брони" актуальна в случаях, когда список желающих посетить занятие больше установленного количества возможных мест на занятии.

С помощью дополнительных броней Вы сможете записать на занятие все необходимое количество клиентов, после чего, сформировать основной список тех, кто посетит занятие, а остальных желающих оставить в качестве листа ожидания..

В таком случае, если посетитель из основного списка броней отказывается посетить занятие, то у сотрудников есть возможность перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список.

Автоматическое бронирование мест на занятиях

При продаже абонемента с опцией "автоматическое бронирование" сервис позволяет бронировать места на занятиях по группе, в которую посетителю выдается абонемент.

Если посетитель не был отмечен на занятии, т.е. не посетил его, то система автоматически забронирует место посетителю на ближайшее занятие (по группе, в которую куплен абонемент), таким образом, что снова все занятия по абонементу будут забронированы наперед.

Автоматическое перебронирование мест выполняется ночью по результатам пропущенных занятий за день, на которых были забронированы места.

Онлайн бронирование мест на занятиях

Ваши потенциальные и постоянные клиенты имеют возможность записаться на занятие (забронировать место) - онлайн. Для этого используется дополнительный модуль системы, именуемый "Форма захвата контактов"

С помощью этого модуля Вы можете создать форму для онлайн бронирования и разместить ее на Вашем сайте.

Вы можете полностью настроить внешний вид формы и указать по каким филиалам, направлениям, группам, залам и даже преподавателям стоит разрешить оставлять заявки на запись.

Благодаря форме онлайн записи Вы не упустите тех клиентов, которым по каким-то причинам неудобно созваниваться с администраторами для записи на занятие.

Сопутствующие товары: закупки, продажи, учет

В CRM системе Отмечалка реализована возможность работы с сопутствующими товарами:

  • указывайте поставщиков и совершайте закупки товаров,
  • ведите учет остатков товаров на складах,
  • настраивайте цены стоимости продукции под каждый филиал,
  • перемещайте товары между складами,
  • производите списания товаров при необходимости,
  • совершайте массовые и индивидуальные продажи товаров Вашим постоянным клиентам и гостям,
  • оценивайте фактическую и валовую прибыль от продаж.

Возможность реализовать работу с сопутствующими товарами будет полезна как спортивным организациям, продающим различные напитки и спортивное питание, так и образовательным, продающим книги и учебники.

Используя модуль для работы с товарами Вы также можете вести внутренний учет хозяйственных и расходуемых принадлежностей.

ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС

Бухгалтерия и работа с финансами

Учет приходов, расходов и переводов средств между счетами

Система автоматизации учета Отмечалка имеет раздел Бухгалтерия, который позволит Вам вносить абсолютно любые приходы и расходы.

Создавая свои статьи приходов и расходов и присваивая их определенным денежным счетам у Вас будет возможность быстро и просто вносить и списывать средства со счетов организации.

Помимо этого, доступны также и переводы: выберите счет отправитель и счет получатель для совершения перевода нужного количества средств между счетами.

Разовые платежи

Разовые платежи в программе для автоматизации детских центров и спортивных клубов Отмечалка предназначены для ведения в системе отдельного учета одноразовых оплат/взносов от клиентов.

К примеру, оплаты экскурсий, мастер классов, сдачи средств на ремонт кабинетов, закупки инвентаря и т.д.

Проводить платежи можно с применениями скидок, в долг, со сдачей и даже оплачивая с депозитного счета клиента.

В рамках системы, разовые платежи фиксируются как отдельный тип финансовой операции, что означает возможность получения четкой отчетности по каждому проведенному платежу.

Инкассации

Еще одна не мало важная функция модуля Бухгалтерия - инкассации, а точнее - превращение наличных средств в безналичные.

С помощью бухгалтерии у Вас есть возможность выбрать нужный кассовый счет и инкассировать необходимую сумму с указанием примечания к данной финансовой операции, при необходимости.

Учет долгов и депозитных средств посетителей

Так как система располагает возможностями продажи абонементов, товаров и разовых платежей, сервис Отмечалка также позволяет совершать эти продажи в долг и с использованием депозитных счетов клиентов.

Если в случае с долгами все понятно, то депозитные счета - личные счета посетителей, на которые они имеют возможность класть деньги, чтобы в будущем тратить их на оплаты Ваших услуг.

Если упростить - депозитные счета, это клиентские счета, на которые можно зачислять внесенные авансы.

При проведении продажи чего либо у Вас есть возможность продать это в долг полностью или частично, а также увидеть баланс клиента по его депозитному счету, чтобы, при необходимости, списать часть/все средства на оплату, или же, наоборот - указать сумму переплаты и зачислить ее на депозитный счет клиенту.

Добавление и использование скидок

Создайте скидки в процентах и денежных единицах для дальнейшего их использования при продаже абонементов, товаров, а также при внесении разовых платежей.

"Отчет по скидкам" покажет вам покажет финансовые операции со скидками: продажи товаров, абонементов и внесенные разовые платежи. Это позволит определить количество средств, ушедших на скидки.

Совершение платежей на безналичные счета организации

Создание и привязка безналичного счета к филиалу/филиалам дает возможность организации контролировать финансовые средства, поступающие на безналичный счет.

По безналичным счетам можно проводить все операции в равной степени, как и кассовым наличным счетам: продажи абонементов, товаров, оплаты долгов и разовых платежей.

При этом, есть возможность указать размер комиссии, в случае, если ее оплачивает Ваша организация с полученных от клиентов средств.

Работа с Онлайн-кассами

Подключайте к системе оборудование для автоматической печати чеков и отправки информации о финансовых операция в налоговую.

С подключенным оборудованием Вы сможете открывать в системе смены, печатать фискальные и нефискальные чеки, слип чеки и т.д.

При этом Вы никак не ограничены в количестве подключаемых касс и имеете возможность указать внутри системы по какой кассе проводится та или иная финансовая операция.

В конце рабочего дня Вы сможете отправить в налоговую закрывающий X-отчет и закрыть смену по активной онлайн-кассе.

Зарплаты сотрудников

Расчет и начисление зарплат сотрудникам

Настройте каждому сотруднику его индивидуальные методы начисления зарплаты: сумму за проведенное занятие, процент от стоимости проданного абонемента, сумму по ставке и т.д.

Всего в системе представлено более 20-ти методов начисления зарплаты, более того, все методы можно комбинировать между собой, что позволит Вам гибко настроить зарплату и не тратить время на ручной подсчет при ее выплате.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени сотрудника ведется с целью:

  • корректного расчета зарплаты сотрудника (если зарплата сотрудника рассчитывается, исходя из количества отработанных часов/смен);
  • контроля времени прихода сотрудника на работу и ухода с работы.

Подробнее о Модуле зарплат.

Инструкция о том, как начать работу с Модулем зарплат.

Маркетинг

Массовые SMS, Email и Telegram рассылки

Для ведения коммуникации с клиентами в сервисе для танцевальных школ, плавательных клубов и детских центров Отмечалка представлены рассылки сообщений. Вам предоставляется возможность выбора нужного сервиса для рассылки, будь то SMS, Email, Telegram или же все и сразу.

Поздравьте посетителей с днем рождения, пригласите на праздник, объявите о проведении мастер-класса, сообщите об акции или изменении в расписании, напомните о долге - все это Вы сможете сделать, просто отправив сообщение.

Воспользуйтесь шаблонами сообщений, удобным инструментом для создания готовых для рассылки сообщений по разным поводам. К примеру, Вы можете настроить шаблон сообщения, которое Вы будете отправлять посетителю с напоминанием о размере его задолженности.

Настройте автоматические отправки сообщений с напоминаниями о заканчивающихся абонементах: система позволяет создавать автоматические действия по рассылке сообщений всем клиентам, у которых до конца срока действия абонемента осталось установленное к-во дней.

Автоматическая отправка сообщений при окончании абонемента

После полной настройки данная доработка позволит системе в фоновом режиме (без вашего вмешательства) проверять сроки действия абонементов посетителей и рассылать сообщения, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

Теги посетителей

Под тегами подразумеваются любые метки, которые можно присвоить посетителям для удобства дальнейшего поиска и фильтрации. Например, можно использовать теги "Дорого" при отказе от покупки абонемента.

При планировании акций и скидок вы сможете отобрать список посетителей с тегом "дорого" и сделать целенаправленную смс рассылку или обзвон.

Использование формы захвата контактов (обратной связи)

Одной из целей формы захвата контактов (лид-формы), является сбор контактных данных посетителей сайта для дальнейшей коммуникации с ними.

Примером формы захвата контактов является форма, размещенная на сайте - "Заказать консультацию".

Форма захвата контактов интегрирована с CRM Отмечалка следующим образом:

  1. Вы можете настроить дизайн формы под Ваш сайт, прямо из системы Отмечалка, и разместить форму на сайте,
  2. все данные, пришедшие из лид-формы, размещенной на Вашем сайте, автоматически попадают в систему Отмечалка на закладку "Заявки",
  3. пользователи, компетентные в обработке заявок, могут оперативно обработать заявку, связавшись с клиентом по предоставленным контактам,
  4. при обработке заявки менеджер должен идентифицировать клиента, если данный посетитель уже есть в базе или создать нового посетителя или лида на основе данных из лид-формы,
  5. если не удается найти в базе клиента по полученным из формы данным, система предлагает автоматически создать нового лида или посетителя,
  6. после обработки заявки менеджер может вести историю коммуникаций с клиентом и цепочку следующих шагов, используя модуль CRM.

Телефонии

IP-телефония от Phonet

Модуль "IP телефония от Phonet" – это модуль, который позволит Вам быстро совершать звонки, а также принимать звонки от Ваших клиентов прямо в интерфейсе CRM без отрыва от ведения основной деятельности в CRM Отмечалка.

Модуль обеспечивает следующие возможности:

  • Совершать звонки из CRM Отмечалка посетителям, лидам, представителям посетителей и сотрудникам.
  • Принимать звонки от всех клиентов с возможностью сохранения клиента как посетителя или как лида.
  • При входящем звонке видеть информацию по клиенту (посетитель/лид/представитель), если номер сохранен у Вас в базе:
    • номер телефона и ФИО клиента,
    • статус,
    • баланс на депозитном счету,
    • дата последнего посещения,
    • результаты последних 3х задач,
    • следующая запланированная задача,
    • действующие абонементы (название, количество посещений было/всего, срок действия).
  • При входящем звонке иметь возможность быстро перейти в профиль звонящего клиента.

Bluetooth телефония

Модуль "Мобильная Bluetooth-телефония от Otmechalka" дает возможность:

  • Совершать звонки на номер клиента/сотрудника с любой страницы CRM системы Отмечалка, где отображается номер телефона. При этом для звонка используется смартфон.
  • Отображения в браузере карточки с основной информацией по клиенту/представителю/лиду при входящем звонке. Карточка отображается на активной вкладке браузера.
  • Быстрого перехода в профиль посетителя/лида из карточки при входящем звонке.
  • Быстрого перехода на страницу создания нового клиента (посетителя или лида) из всплывающей карточки.

Интеграция с amoCRM

Простая и быстрая интеграция с amoCRM.

Настройте автоматический перенос потенциальных клиентов (лидов) по завершению сделки в CRM Отмечалку.

При переносе сохраняется информация о клиенте, более того, клиент может быть автоматически записан в нужный филиал.

Модуль CRM

CRM модуль позволит Вам контролировать общение с клиентами и структурировать информацию по звонкам и другим взаимодействиям с Вашими посетителями, в результате чего Вы сможете повысить удовлетворенность клиентов и существенно расширить базу активных посетителей Вашего фитнес клуба.

Основные возможности модуля CRM:

  • возможность настройки процессов взаимодействия с клиентами или внутри команды: задача –> результат –> следующий шаг(в зависимости от выбранного результата),
  • назначение задач и звонков по клиентам на одного исполнителя или же на целый отдел сотрудников,
  • контроль выполнения задач и результатов звонков,
  • гибкая настройка различных видов задач,
  • гибкая настройка видов результатов выполнения задач,
  • отображение полной информации по клиенту во время выполнения задачи,
  • возможность менять статусы задачи и отправлять задачи на проверку автору,
  • возможность устанавливать Приоритет и Срочность задачи,
  • функциональные закладки списков задач: все задачи, мои задачи ToDo, контроль поставленных задач, текущие задачи,
  • быстрый поиск задач по различным критериям,
  • быстрый доступ к списку задач по конкретному клиенту.

Данные возможности помогут Вам настроить любой процесс взаимодействия с клиентом и отследить к каким результатам приводят те или иные действия.

Подробнее о Модуле CRM.

Инструкция о том, как начать работу с Модулем CRM.

Автоматическое создание задачи в модуле CRM

Данное автоматическое действие поможет вам в фоновом режиме менять статусы посетителям в зависимости от наступления определенного события.

Например, вы можете настроить действие таким образом, что 1 раз в неделю система будет проверять список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса, то присваивать ему статус "Потенциальный".

Статусы клиентов, Воронка продаж

Присваивайте клиентам статусы согласно этапов Вашего бизнес процесса.

Статусы могут иметь самыми разными: "Пришел на пробное", "Платный 1-й месяц", "VIP", "Ушедший" и т.д.

По настроенным статусам Вы сможете сформировать воронку продаж.

Система представляет два вида воронок продаж, которые призваны позволить Вам отслеживать на каком этапе продаж теряется или наоборот, приходит наибольшее к-во клиентов.

С помощью воронок Вы сможете проанализировать процесс работы с клиентами и понять, какие изменения необходимо произвести в рабочем процессе для получения максимальной конвертации платных клиентов.

Автоматическая смена статуса посетителя

Данное автоматическое действие поможет вам в фоновом режиме менять статусы посетителям в зависимости от наступления определенного события.

Например, вы можете настроить действие таким образом, что 1 раз в неделю система будет проверять список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса, то присваивать ему статус "Потенциальный".

Также есть возможность изменить статус клиенту в зависимости от принесенной им суммы в течение определенного периода времени или же от к-ва купленных им абонементов.

Отчеты и бизнес статистика

Формирование более 50-ти видов отчетов по работе организации

Программа учета посетителей Отмечалка позволяет управляющему следить за темпами развития и тенденциями внутри организации.

У Вас есть возможность формировать множество отчетов по посетителям, посещениям, абонементам, платежам, долгам и прибылям за разные периоды времени, используя различные фильтры и в разных разрезах (например, по направлениям, группам, филиалам, типам абонементов и др.).

Отчеты в системе разбиты по разделам:

  • Абонементы,
  • Бронирование,
  • Контроль,
  • Посетители,
  • Посещения,
  • Маркетинг/Продажи,
  • Раздел товаров - Склад,
  • Сотрудники,
  • Финансы,
  • CRM.

А если учесть, что у Вас есть доступ к системе из любой точки планеты, где есть Интернет, то Вы можете следить за Вашим бизнесом вне офиса: находясь в командировке или отдыхая на Вашем любимом курорте.

ЗАПИШИТЕСЬ НА ПРЕЗЕНТАЦИЮ ПРЯМО СЕЙЧАС