Ви відкрили свій дитячий центр або фітнес клуб, найняли викладачів і адміністраторів, залучили якусь кількість клієнтів - пів справи зроблено.

Далі потрібно утримати вже існуючих клієнтів, а ще залучати нових.

І у зв'язку з цим на ваші плечі лягає повний контроль і управління одразу кількома напрямками:

• швидка адаптація співробітників
• налаштування бізнес процесів з клієнтами
• контроль якості обслуговування клієнтів
• маркетингові компанії (залучення клієнтів на додаткові майстер-класи і тренінги)
• контроль робочого часу
• системи мотивації
• розрахунок зарплат
• фінанси
• багато іншого

На перших порах ви, можливо, зможете обходитися таблицями Excel або Google таблицями. Але у цих способів ведення обліку є низка істотних недоліків. Google таблиці не розраховані на швидку роботу з великими обсягами даних і з часом, у міру накопичення даних, робота з ними ускладнюється.

Таблиці Excel також мають ряд своїх недоліків для ведення всіх перечислених вище напрямків:

• ненадійність
  

  Всі дані, які ви бережно збирали довгий час зберігаються локально. І вихід з ладу комп'ютера/ноутбука може привести до втрати цих даних.



• недоступність
  

  Якщо ви не створюєте резервні копії документа і не відправляєте собі на пошту, то у вас немає можливості дізнатися актуальну інформацію в той момент, коли ви цього бажаєте.

  А якщо ви і використовуєте можливість резервного копіювання, то ні один із адміністраторів не буде похвилинно відправляти вам копію файлу, додаючи зміни після кожного дзвінка клієнта.



• відсутність аналітики і нагадувань
  

  Жодна таблиця Excel або паперовий зошит не зможе похвалитися можливістю за секунди сформувати і надати вам, наприклад, вибірку продажів абонементів певного типу за зимовий період, за виключенням разових абонементів.

А також в Excel ви не побачите відвідувачів, які не відвідували заняття вже цілий місяць і яким ваші адміністратори жодного разу не телефонували, щоб дізнатися причину довгої відстності.

А ще уявіть, наскільки незручно і неінформативно враховувати часті погашення боргу одним клієнтом або відвідування одного клієнта по різним абонементам. А коли таких клієнтів у вас буде сотня, дві, три? В ваших таблицях почнуть плутатися не тільки ваші адміністратори, а і ви самі.

Усіх цих проблем і інших, які на вас чатують на шляху розвитку дитячого центру, фітнес клубу, йога студії або будь-якої іншої організації в сфері обслуговування або спорту, можливо уникнути, використовуючи в своїй роботі відповідну систему по веденню обліку або CRM.

Радимо ознайомитися зі списком особливостей, на які варто звернути увагу при виборі CRM системи для наведення порядку і підвищенню ефективності роботи вашого дитячого центру.

Надійність, безпека і захист - кити, на яких повинна стояти будь-яка CRM система для дитячих центрів, фітнес і спорт клубів.

Ваша бізнес інформація, список клієнтів, а також дані по клієнтам повинні бути надійно захищені.

В CRM сервісі Отмечалка в цілях захисту і забезпечення безпеки використовуються наступні інструменти і принципи:

• захищене https з'єднання, що не дозволить третім особам перехопити конфіденційну інформацію дякуючи сучасним способам шифрування.
• розміщення інформації на серверах сучасних дата центрів, що забезпечують високий рівень захисту власного обладнання та розміщуваної інформації
• розподілення ролей для співробітників, що будуть працювати з даними в CRM. Вибрана роль строго обмежує видимість інформації і набір дій, які може виконати співробітник.
• формування звіту по видаленим записам - керівник і власник бізнесу побачить ким і коли була видалена та чи інша інформація.

Зручність і простота в роботі

CRM сервіс для автоматизації обліку повинен стати вашим помічником, а не викликати питання, як додати ту чи іншу операцію.

Функціонал і меню в системі для танцювальних студій Відмічалка розроблений таким чином, щоб адміністратор або менеджер могли зрозуміти призначення кнопок і полів, дивлячись на їх назву.

Вся система оснащена інтерактивними підказками, що суттєво спрощують роботу в системі і робить системі інтуітивно зрозумілою навіть для починаючих користувачів. Також система супроводжується детальною документацією і відеоматеріалами.

Спеціалісти технічної підтримки працюють в будні дні - усі питання ви можете адресувати їм і отримувати розгорнуту відповідь.

Всі способи зв'язку з технічною підтримкою представлені на сторінці Контакти.

Компетентність адміністраторів по питанням кожного клієнта, як засіб підвищення лояльності клієнта

Дуже часто потенційний клієнт не стає постійним, а постійний - йде через неякісну роботу адміністраторів.

Що ж мається на увазі під "неякісною роботою з клієнтом":

Залишаючи заявку на дзвінок, клієнт очікує швидкого передзвону, в результаті якого він отримає відповіді на питання що його цікавлять. Але по різним причинам заявки можуть губитися або адміністратор пізно помічає заявку що надійшла, не додзвонюється і забуває перетелефонувати пізніше або передати заявку напарнику по зміні. Все це сильно впливає на репутацію компанії в очах клієнта і нерідко призводить до втрати клієнтів які йдуть в інший центр чи студію.

Для оперативного опрацювання заявки просто налаштуйте повідомлення в CRM. В системі Відмічалка ви можете вказати номери телефонів співробітників і email адреси, куди будуть приходити повідомлення про заявки.

Крім цього, про нову вхідну заявку сигналізує індикатор, який видно під час роботи з будь-якою сторінкою сервісу. А також у заявки є статус опрацювання і нагадування, яке не дасть змоги вашим адміністраторам забути її обробити, навіть якщо перший раз вони не додзвонилися.

Найчастіше адміністратори працюють змінами. І повторний дзвінок від клієнта може надійти у зміну іншого адміністратора.

Щоб клієнту не довелося повторювати своє запитання або повторно доносити суть проблеми, потрібно фіксувати кожен дзвінок, опис розмови та яке рішення було прийнято.

• тривале опрацювання заявки або необроблення зовсім
• відсутність обізнаності про попередні розмови з клієнтом

Для цих цілей налаштовується і використовується в роботі модуль CRM. Завдяки цьому модулю можна зафіксувати всі дзвінки відвідувача - вхідні та вихідні - вибрати результат, з яким завершилася розмова, а також, за необхідності, залишити коментар до результату.

По кожному клієнту зберігається історія комунікації, і другий адміністратор завжди може швидко вникнути в курс справи під час розмови з клієнтом.

Як ви бачите, функціонал CRM сервісу створений, зокрема, і допомагати співробітнику налагоджувати позитивні відносини з клієнтом.

Адже, якщо вся інформація зібрана в єдиному місці, швидко доступна і логічно згрупована, ваші адміністратори завжди володітимуть актуальними даними, і зможуть забезпечити якісний сервіс Вашим клієнтам, що є конкурентною перевагою в будь-якому бізнесі.